Assistant.e de formation continue (h/f)

RESPONSABILITÉS :

L'assistant-e de formation continue assure la gestion administrative des formations qui lui sont confiées. Il (elle) travaille en lien avec les enseignants des différents parcours concernés pour accompagner les étudiants tout au long de leur année universitaire.
· Recruter les étudiants de l'année N+1 :
- Préparer les dossiers de candidature, programmer les entretiens avec les responsables pédagogiques. Suivre les candidatures, convocations, préparation des entretiens, jurys de recrutement, envoi des réponses aux candidats.
· Préparer les rentrées universitaires :
- Préparer les dossiers d'inscription, les transmettre aux candidats puis les collecter avant envoi au service scolarité. Créer les listes d'étudiants, réaliser un trombinoscope par formation, réserver des salles, insérer et récolter les mises à jour des plans de cours (auprès des enseignants) pour la réalisation du livret de l'étudiant, suivre de la complétude des inscriptions en collaboration avec le service scolarité et réaliser les inscriptions pédagogiques sur TIGRE.
· Gérer les emplois du temps et piloter le bon déroulé administratif de cours :
- Elaborer les emplois du temps des formations gérées, et les saisir dans le logiciel Celcat, suivre les annulations de cours pour repositionnement, imprimer les supports de cours, gérer la dématérialisation des émargements, accompagner au quotidien les enseignants et les étudiants.
· Gérer les examens :
- Reprographie des sujets, gestion des listes d'émargement et des PV de Surveillance.
- Saisir les notes dans le logiciel TIGRE, envoyer les résultats aux étudiants, préparer la session de rattrapage
· Vérifier le conventionnement :
- Vérifier que chaque dossier comporte contrat ou convention de formation continue permettant la facturation de la formation.
· Assurer l'organisation matérielle d'évènements : pots de rentrée, afterworks, conférence de fin d'année...
· Assurer l'accueil physique et téléphonique :
- Assurer un accueil physique et téléphonique, orienter les interlocuteurs internes et externes et assurer l'interface avec les différents intervenants.

FICHE DE POSTE

PROFIL RECHERCHÉ :

• Formation et/ou qualification : Bac + 2
• Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : 1 an
Poste ouvert aux agents susceptibles de se prévaloir d'une priorité légale conformément aux dispositions de l'article L.512-19 du Code Général de la Fonction Publique (sur présentation d'un justificatif).