Agent polyvalent - affaires générales (f/h)

* Poste à pourvoir le : 1er septembre 2025

* Temps de travail : 36h30 Travail en bureau sur différents sites de la ville
du lundi au vendredi de 8h20 à 12h et de 13h20 à 17h (si guichet) + samedi matin travaillé par roulement de 8h30 à 11h45
Ouverture APC : mardi : 8h30-12h10 / Mercredi, jeudi et vendredi : 8h45-12h00 / Samedi : 8h10-12h15

* Catégorie du poste : C - Adjoint administratif

* Avantages : IFSE, CIA, Prime de fin d'année, participation employeur mutuelle et prévoyance, carte déjeuner, RTT

📅Date limite de dépôt des candidatures : le 5 juillet 2025

Rillieux-la-Pape forte de plus de 30 000 habitants est une commune dynamique et en expansion située dans la métropole lyonnaise.

C’est une ville en pleine effervescence, conjuguant plaisir de vivre, dynamisme économique et qualité de vie.

Elle est ainsi l'une des communes les plus attractives de l'agglomération lyonnaise bénéficiant du label territoire engagé climat air énergie 3 étoiles. Elle ambitionne de gagner une nouvelle étoile.

Au sein de la Direction Générale Adjointe aux services à la population, sous l’autorité du Responsable de service Affaires générales, l’agent est chargé de l’accueil, de l’information du public et de la gestion des dossiers du service. Il assurera également la délivrance des services postaux et financiers de l’agence postale communale.



En polyvalence sur le service, vous aurez pour missions :



* Sur le pôle état civil :

Guichet poly-compétent

Accueillir, informer le public, instruire et suivre les dossiers suivants :

-déclaration de naissance et de reconnaissance

-déclaration de décès et autorisations funéraires

-mariage (renseignements, prise de dossiers, alerte pour auditions mariage et assistance aux auditions)

-pacs (renseignements, prise de dossiers, gestion des cérémonies de PACS, modification et dissolution de PACS)

-mentions (déclaration de changement de nom suite à reconnaissance, enregistrement du changement de prénom sur RDV, récépissé)

-suivi et mise à jour des dossiers relatifs aux cimetières communaux

-livret de famille (gestion des demandes au guichet)

-délivrance d’actes d’état civil

-plis d’huissier

Back office

-instruction des demandes de déclarations de naissance et décès transmis par mail

-gestion des demandes d’actes transmis par mail, courrier et GRC

-saisie sur siècle des dossiers de mariage et pacs pris au guichet

-comedec : saisie des registres (1984, 1983, …..) avec contrôle systématique des référents

-rectifications des erreurs / actes

-gestion des mentions simples

-gestion des demandes de livrets de famille (formulaire à compléter, saisie sur siècle et remplissage du livret de famille)



* Sur le pôle affaires générales :

Guichet Poly-compétent

Accueillir, informer le public, instruire et suivre les dossiers suivants :

-titres sécurisés (prise de dossiers, contrôle des dossiers et gestion des recueils complémentaires)

-recensement militaire

-attestation d’accueil (prise des dossiers et gestion des courriers afférents)

-inscriptions sur les listes électorales (nouvelles inscriptions, changements d’adresse/état civil…)

-attestations de vie et certificats divers

-paraphes des registres

-légalisation de signature

-gestion des dossiers de « médaille du travail »

-remise des diplômes

Back office

-titres sécurisés : soutien dans les recueils complémentaires effectués au guichet

-déplacements ponctuels à domicile : DR mobile, attestation de vie, légalisation de signature et certificats divers…

-attestations d’accueil : contrôle des demandes

-élections : saisie des demandes d’inscriptions sur Adagio et gestion des courriers NPAI



* Agence postale communale (en remplacement ponctuel de l’agent en charge de l’APC) :

-assurer l’accueil et la délivrance des produits et services postaux et financiers (les matins du mardi au samedi)

-vente de produits : timbres à usage courant dont timbres et carnets de timbres philatéliques, enveloppes, emballages Colissimo, Chronopost, Pack déménagement, pack garde du courrier, enveloppes de réexpédition

-affranchissements

-dépôts et retraits d’objets y compris recommandés

-services de proximité : contrat de réexpédition du courrier, garde du courrier

-transmission au centre financier pour traitement direct des demandes de dépôt de chèques sur CCP et comptes épargne.



* Autres :



Back office

-Accueil téléphonique (n° unique) pour toute demande relative à l’ensemble des activités du service et prise de RDV

-Courriers divers



Le Guichet polyvalent est assuré par l’ensemble des agents du service par roulement.





Formation de niveau bac minimum souhaitée

Compétences juridiques requises en matière d’état civil et gestion des cimetières

Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Outlook)

S’adapter, analyser et gérer rapidement des situations imprévues, variées et liées aux contraintes inhérentes à l’accueil du public

Traiter les dossiers avec rigueur et méthode - Expérience administrative indispensable.

Qualités relationnelles avérées : contact avec les administrés et les élus.

Goût du travail en équipe, solidarité

- Nécessité d’autonomie et d’esprit d’initiative

- Anticiper et apprécier la charge de travail pour la planifier, déceler les urgences et les priorités

- Missions définies, suivies et évaluées par le responsable

- Capacité d’initiative et de réaction dans la gestion des accueils

- Garant de l’image du service public

- Une erreur dans la transmission des informations ou des documents peut avoir une incidence sur le fonctionnement des services. Et, un accueil peu aimable peut nuire à l’image de la collectivité.
- Confidentialité, devoir de réserve et de discrétion sont exigés sur le poste