Charge de gestion contractuelle h/f

Au sein de la Direction des Opérations Internationales, vous jouerez un rôle clé en assurant la bonne gestion des financements de nos bailleurs de fonds privés et institutionnels. Votre mission principale sera de soutenir nos équipes opérationnelles dans la sécurisation et le suivi des ressources essentielles à la réalisation de nos projets sur le terrain. Vos missions principales :
1 - Accès aux financements (institutionnels, privés ou issus de la collecte auprès du grand public) :

- Vous vous assurez du respect des exigences des bailleurs de fonds dans le cadre des propositions de projets ;
- Assurez la soumission des propositions de projets aux bailleurs de fonds (mise en ligne sur les plateformes ou transmission aux contacts désignés) ;
- Participez à la relecture et à la négociation des contrats de financement avant validation finale par les référents bailleurs du DPI et/ou de la DMPS

2 - Gestion contractuelle des financements (institutionnels, privés ou issus de la collecte auprès du grand public) :

- Vous collectez et consolidez les documents à transmettre au bailleur de fonds une fois le contrat de financement signé; vous vous assurez de l'exactitude des données administratives fournies aux bailleurs ;
- Vous pilotez le suivi des échéances de chaque contrat de financement :
- Mettez à jour les outils de suivi au siège (base de données contractuelles)
- Etablissez, avec les délégations, l'échéancier propre à chaque contrat (suivi du reporting, des obligations d'audit) ;
- Vous vous assurez de son suivi et coordonnez le respect des échéances entre le terrain, la coordination et le siège ;
- Elaborez les demandes de versements et effectuez le suivi des encaissements ;
- Elaborez les documents administratifs contractuels (ex : demandes d'ANO) et demandes d'avenants ; en assurez la validation par le DPI et le desk avant de les transmettre au bailleur ;
- Vous assurez que les rapports aux bailleurs respectent leurs exigences et réalisez leur soumission/transmission après validation du desk ;
- Gérez la phase de clôture et de liquidation des subventions (rédaction des réponses aux demandes complémentaires des bailleurs, consolidation des documents administratifs et opérationnels nécessaires, etc.).
- Appuyez la fourniture des pièces projet pour les audits et assurez l'archivage continu des documents relatifs aux subventions/projets en lien avec le DCA (Département Conformité et Audit)

3 - Représentation et relations institutionnelles :

- Vous appuyez l'organisation et la préparation des réunions avec les partenaires financiers et y participez ;
- Réalisez les compte-rendu de réunions bailleurs en appui au desk ;
- Contribuez à la mise à jour de la liste des contacts des partenaires financiers et des outils du DPI sur la recherche de financement (contexte bailleurs terrain, mapping des PNS et des coopérations étrangères, etc.) ;
- Contribuez au développement de la stratégie de communication et du matériel de communication (spécifique aux délégations de sa région) ciblant les bailleurs de fonds et d'autres partenaires externes

4 - Communication interne et travail d'équipe :

- Vous participez aux réunions de desk (réunions de pool et réunions supports) ;
- Participez au briefing des nouveaux arrivants sur les délégations et au débriefing des collaborateurs revenant de mission ;
- En lien avec le DPI, vous êtes amené.e à animer des formations

- Des déplacements à l'international sont à prévoir
- CDD sans durée précise, avec renouvellement à prévoir.