Assistant.e de direction générale (h/f)

ALOGEA est un bailleur social, Entreprise à taille humaine ancrée dans l'Aude et l'Ariège, elle gère 5 500 logements et accompagne plus de 12 000 locataires.
1. Mission générale
L'assistant.e de direction générale assure le soutien opérationnel et stratégique du Directeur Général, de la Directrice Générale Adjointe et des membres du Comité de Direction (CODIR). Elle garantit la fluidité des processus internes et la coordination des activités transverses. Elle joue un rôle clé dans l'organisation et le suivi des instances de gouvernance, notamment la préparation et le suivi des Conseils d'Administration (CA) et des Conseils de Concertation Locative.

2. Activités principales
Soutien à la direction générale, au Président et au Comité de Direction
- Assurer la gestion administrative et logistique de l'agenda et des dossiers du Directeur Général, de la Directrice Générale Adjointe et du Président.
- Préparer, suivre et classer les dossiers et documents pour la direction, le CODIR et les réunions du Pôle Locataire ainsi que celles de l'encadrement et maintenance-proximité (comptes-rendus, notes, présentations).
- Faciliter les échanges entre la direction, les membres du CODIR, les services internes, les partenaires externes et les institutions.
- Organiser et suivre les événements institutionnels (séminaires, conférences, visites) en lien avec la direction et le CODIR.
- Assurer une veille réglementaire et juridique sur les sujets liés au logement social, et alerter la direction et le CODIR si nécessaire.
Conseils d'Administration et comités d'Audit
- Organiser les conseils d'Administration et les comités d'Audit (programmation, convocation, salle, repas, etc.)
- Assurer le lien avec les administrateurs et administratrices
- Constituer l'ordre du jour et collecter les éléments
- Mettre en page et rédiger le Procès-verbal et réaliser le document de présentation
- Extraire les délibérations et consigner les procès-verbaux sur les Registres
Suivi du courrier
- Gérer et redistribuer les mails de la boite « contact »
- Rédiger et/ou mettre en forme les réponses traitées par la Direction
- Appuyer la Direction de la Gestion Locative dans les réponses au courrier, notamment pour les recommandations de demande de logement
- Coordonner les services concernés pour le traitement des courriers transversaux et/ou sensibles
- Gérer l'archivage du courrier (papier et électronique) entrant et sortant pour la direction
- Assurer le suivi des lettres recommandées, hors courrier type(envoi, réception, accusés de réception, archivage sécurisé).
Être référent du Conseil de Concertation Locative
- Préparer les dossiers, convocations et ordres du jour pour les réunions du CCL, sous la supervision de la Directrice Générale Adjointe et en coordination avec les membres du CODIR concernés.
- Assurer le secrétariat des réunions (rédaction des comptes-rendus, suivi des décisions) et en rendre compte à la direction et au CODIR.
- Coordonner avec les services concernés les réponses aux demandes des membres du CCL, en lien avec la Directrice Générale Adjointe.
Gestion des déplacements et notes de frais
- Gérer les notes de frais du DG, de la DGA et du Président ainsi que les indemnités des administrateurs et administratrices
- Assurer le contrôle des notes de frais des salariés
- Appuyer les salariés pour la réservation d'hôtel et de train dans le cadre des déplacements

3. Savoir-faire et savoir-être
Savoir-faire
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des outils de visioconférence.
- Excellente expression écrite et orale, capacité à rédiger des documents professionnels et institutionnels pour la direction et le CODIR.
Savoir-être
- Sens de l'organisation et gestion des priorités
- Discrétion et sens aigu de la confidentialité
- Capacité d'adaptation et réactivité face aux imprévus
- Aisance relationnelle et diplomatie