1. MISSIONS PRINCIPALES:
ACCUEILLIR ET ORIENTER LES USAGERS DE LA COMMUNAUTÉ ET DE LA MSP :
* Accueil physique, téléphonique de la Communauté d'agglomération et de la MSP,
* Gérer les appels, courriers et assurer le suivi de la boîte mail générique de la CAPLD,
* Qualifier la demande (nature, degré d'urgence) et transmettre un 1er niveau d'information aux administrés,
* Maintenir une relation avec l'ensemble des partenaires de la MSP pour informer les publics accueillis,
* Assurer la gestion des plannings de réservation des salles et des véhicules,
* Animer et organiser l'espace d'accueil et d'information et la gestion documentaire,
* Établir un suivi statistique de la fréquentation.
ASSISTANCE ADMINISTRATIVE AUX PÔLES ET SERVICES :
* Participer à la vie des assemblées et à la gestion des instances,
* Organiser et planifier des réunions,
* Traiter les différents actes émanant des directions,
* Assurer la rédaction, mise en forme des courriers à partir des instructions des directions, pôles, responsables de services,
* Assurer le tri, classement et archivage de documents,
* Apporter un appui au service communication.
2. MISSIONS SECONDAIRES:
* Appui à la formalisation contractuelle des engagements de la Communauté,
* Apporter son soutien pour les tableaux de bord du service,
* Suivre la gestion des commandes : bon de commandes, factures, engagement et rattachement pour différents services en lien avec l'autre chargée d'accueil,
* Assurer un soutien ponctuel aux chargés de projets et de missions pour des dossiers spécifiques (prise de contact téléphonique, organisation de rendez-vous, secrétariat ...).
* Temps complet
* Travail en binôme
* Présence obligatoire durant les horaires d'ouverture de la MSP/CAPLD
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