Assistant de gestion administrative et action sociale (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Management Non Descriptif de l'emploi Direction : DRH

Résidence du poste : Privas

Filière (s) : administrative

Catégorie (s) : C

Cadre(s) d’emploi : adjoint administratif

Grade(s) cible du poste : adjoint administratif

Grade(s) d’accès possible : adjoint administratif

Poste à temps complet : Oui

Quotité de travail : 100%

Télétravail : Oui Missions / conditions d'exercice Mission de la direction/du service/de l’unité



Les missions principales du Service Ressources et Pilotage sont :

le pilotage des indicateurs RH (effectifs, postes, masse salariale, absentéisme), l’administration et l'accompagnement des utilisateurs aux logiciels RH (Astre RH, neeva, GFD frais de déplacement)

La gestion administrative et comptable de la Direction des Ressources Humaines,

L’accompagnement des agents dans leur démarche d’aides et de prestations sociales (CNAS, prévoyance, tickets restaurants)

Poste
Définition synthétique du poste

Le poste d’assistant de gestion administrative et sociale se scinde à 50% sur des missions d’actions sociales et 50% sur des missions administratives.

Rattachée au service SRP, l'Assistant de gestion administrative et action sociale (h/f)administrative et action sociale apporte une aide sur le dispositif des titres restaurants, de la prévoyance et autres tâches administratives (cf détail des activités)



Définition des activités



Gestion action sociale :



GESTION DES TITRES REPAS

- Importation des données d’E temptation pour préparation de la commande et gestion des bénéficiaires

- Préparation de la commande des titres repas (ajout ou retrait manuel de toutes les modifications recensées durant le mois) et envoi par internet

- Distribution des titres repas (uniquement sur Privas) et envoi ponctuel pour certains agents

- Contrôle des prélèvements sur salaire par rapport à la commande

- Paiement des factures et édition des titres de recettes et suivi budgétaire

- Encaissement des chèques via le logiciel « Régie de Recettes »



AIDE AUX TRANSPORTS PUBLICS

- Remboursement partiel des frais de transports publics sur présentation des tickets de transport pour les agents qui en font la demande



Carte PROFESSIONNELLE

- Edition des cartes professionnelles



CNAS ET PROTECTION SOCIALE COMPLEMENTAIRE

- Assistance ponctuelle de l’agent en charge du CNAS et intérim en période de congés



Gestion administrative :

ORGANISATION DE L’AGENDA et gestion des réunions :

Organiser l'agenda, réserver des salles, prendre des rendez-vous en fonction des priorités pour les chefs de service SVT, SFMR et adjoints.


AIDE GESTION DU COURRIER et des parapheurs :

Aide au tri du courrier et de toutes les campagnes (évaluation, télétravail, SFT, temps partiel …) et enregistrement des courriers via air courrier.
Intérim du courrier pendant la période de congés de la secrétaire mutualisé DIFAC / DAJA


GESTION DES FRAIS DE DEPLACEMENT :

-Gestion d’un portefeuille des frais de déplacements dans le logiciel de Gestion des Frais Déplacements (GFD) pour la Direction Générale Adjointe des Solidarités



instances paritaires :

Assistance dans la gestion logistique des instances en cas d’absence de la personne en charge du secrétariat des instances.

En rattachement fonctionnel de la Directrice de projets transversaux et dialogue de social, la gestion du secrétariat des instances plénières, envoi des invitations, formalisation des documents, mise en œuvre des délibérations. Profils recherchés Savoir



Connaissances du fonctionnement des dispositifs d’action et de protection sociales. Connaissance de l’environnement de la Collectivité et les acteurs du territoire

Savoir-faire



Maîtrise de l’outil informatique (tableur et traitement de texte)
Maîtrise des dispositifs et les procédures d’action et protection sociales

Savoir-être professionnel



- diplomatie, discrétion, confidentialité

- réactivité et adaptabilité

- autonomie

- sens des responsabilités et de la communication

- qualités relationnelles

- recherche de solutions

- capacité à prendre du recul

- loyauté

Agréments- habilitations – permis – diplômes obligatoires



Formations souhaitées

- Accueil usagers ; BTS assistant de direction



Moyens techniques et informatiques

Outlook
Progiciels Astre RH, e-temptation, Airdélib, Aircourrier, IXbus, GFD prod
Word, Excel, powerpoint,