Assistant administratif d'équipes de recherche f/h

Contexte et atouts du poste

Mission confiée

Le ou la candidat(e) apporte un soutien de proximité aux équipes de recherche. Il (elle) assure pour le ou la responsable et pour les membres des équipes de recherche un rôle d'interface privilégiée avec les services administratifs du centre Inria et de l’UMR IRISA, le service des assistant.es d’équipes de recherche étant commun à ces deux entités.


À ce titre, il (elle) apporte conseil et aide au pilotage dans les domaines budgétaire, financier et RH, en garantissant le respect des procédures d’Inria, du CNRS, de l’Université de Rennes et dans une moindre mesure d’autres établissements partenaires des UMR (INSA, INSERM, ENS…). Il (elle) est amené(e) à connaître et maîtriser les formulaires et les outils de ces différents organismes.
Il (elle) participe aux activités des équipes de recherche en leur apportant son concours en matière organisationnelle.

Principales activités

1 - Assistance auprès des équipes

1. Conseiller et orienter les chercheurs dans leurs activités en interface avec les services support
2. Recueillir, traiter et transmettre les informations aux membres de l'équipe
3. Assister les chercheurs dans des activités d’intérêt collectif (support projet/revue, rapport d’activité, comité éditorial, comité de programme…)
4. Apporter son soutien pour la préparation et l’organisation des déplacements
5. Coordonner les achats de l'équipe en interface avec les services support


2 - Suivi RH

6. Constituer et suivre les dossiers de recrutement des personnels non permanents
7. Informer et orienter les personnels de l'équipe (permanents et non permanents) dans leurs démarches RH
8. Mettre à jour l’outil de gestion des effectifs (ESRH) et répondre à des demandes spécifiques (enquêtes, etc.)
9. Préparer l'arrivée des nouveaux entrants, les accueillir, les renseigner, les orienter, les guider
10. Initialiser les demandes d'autorisation FSD (Fonctionnaire Sécurité Défense) et en assurer le suivi pour les équipes concernées


3 - Aide au pilotage budgétaire, financier et contractuel

11. Accompagner le ou la responsable d’équipe de recherche dans ses demandes budgétaires (recrutements et achats)
12. Veiller sur l'exécution budgétaire et analyser les données de suivi financier, y compris dans un contexte pluriannuel
13. Accompagner les scientifiques dans le montage et la vie des projets collaboratifs et contrats de recherche, en apportant un conseil financier de proximité

4 - Communication, relations extérieures, événementiel

14. Accueillir, renseigner et orienter les visiteurs
15. Créer et/ou mettre à jour les sites WEB
16. Organiser et participer aux réunions de l'équipe ou du projet
17. Organiser et/ou participer à différentes manifestations scientifiques (workshop, séminaire, écoles…)

Compétences

SAVOIR

18. Avoir une connaissance de base concernant l’organisation du monde de la recherche
19. Connaître les principes de la gestion financière notamment les règles budgétaires et les différents financements de la recherche et les règles de gestion des contrats
20. Connaître les différents statuts des personnels et les procédures les concernant

SAVOIR-FAIRE

21. Maîtriser les outils de bureautique et les techniques de reporting
22. Faire preuve de rigueur et fiabilité dans la mise en oeuvre des procédures pour collecter, traiter, vérifier et transmettre les données financières et RH
23. Savoir planifier et respecter des délais
24. Savoir évaluer et hiérarchiser les besoins
25. S’adapter aux différents outils et procédures
26. Travailler en équipe tant au sein de l’équipe de recherche qu’au sein du service des assistant.es d'équipes de recherche
27. Maîtriser l’anglais écrit et oral
28. Savoir rédiger (notes, comptes-rendus, courriers)

SAVOIR-ETRE

29. Avoir le sens du service et faire preuve d’un bon relationnel, tant en interne qu’en externe
30. Savoir s’adapter aux différents interlocuteurs et interlocutrices et aux différentes situations
31. Respecter la confidentialité
32. Faire preuve de réactivité et de pro-activité
33. Etre autonome

Avantages

34. Prise en charge à 75 % des frais de transport en commun sur le trajet domicile-travail ou forfait mobilités durables
35. Restauration subventionnée
36. Prise en charge partielle des frais de mutuelle
37. Possibilité de télétravail (à hauteur de 90 jours annuels) et d'aménagement du temps de travail

Rémunération

Rémunération selon profil et expérience