Assistant de direction

Description du poste


L’Assistant(e) de Direction travaillera en tant que membre de l’équipe et apportera son soutien au Directeur de Site dans des domaines définis, conformément à toutes les exigences en matière de sécurité, de ressources humaines, de réglementation et d’organisation. Il/elle soutiendra l’ensemble du site dans les processus métier définis. Ce poste relève du Directeur de Site.



* Soutenir le directeur de site et l'équipe de direction dans la gestion des opérations quotidiennes du site :
o Organiser les voyages d'affaires et l'hébergement du personnel du site, ainsi que faciliter les visites internationales et exécutives du site
o Remplir les rapports de frais de déplacement des membres de la haute direction sur place
o Référent pour le site sur le système de réservation de voyages et de rapports de dépenses Concur.
o Planification de réunions d'équipe, d'événements, d'animations, y compris la fourniture d'un soutien



* Aider le directeur de site à coordonner les activités de l'équipe de la haute direction, y compris la planification et la gestion de l'ordre du jour des réunions pertinentes de l'équipe de direction, la collecte et la distribution des mesures de l'équipe de direction et la gestion des mesures de suivi :
o Aider à l'élaboration de feuilles de calcul et de présentations PowerPoint pour l'équipe de direction sur le site
o Tenir à jour des dossiers partagés et des outils en ligne qui soutiennent le personnel interministériel
o Aider à la création de rapports de site, de présentations et de mises à jour des faits saillants au besoin
o Participer aux équipes interfonctionnelles au besoin, par exemple l'équipe de sécurité du site
* Ressource pour les cadres supérieurs sur le site pour aider à des projets ad hoc, au besoin :
o Animer les activités sociales sur le chantier (planification des réunions, préparation du comité d'entreprise)
o Participer et gérer des projets, y compris travailler avec des équipes interfonctionnelles
o Planifiez des séances de communication avec les employés, comme la réunion de tous les employés.
o Organiser des événements SLT tels que des formations hors site et des activités de consolidation d'équipe



* Émission de bons de commande pour le matériel de bureau et passation des besoins inhabituels du personnel de bureau :
o Gestion de la papeterie y compris la création de commandes et les paiements



* Facilitateur pour les communications internes à l'échelle du site et premier point de contact pour les visiteurs externes :
o Diriger la coordination et l'agenda des visiteurs internes et externes importants, y compris le transport, les salles de réunion, la restauration et les réservations de restaurants.
o Gérer le système de réservation de salles de réunion
* Se conformer à toutes les politiques et procédures EHS de l'entreprise et démontrer les meilleures pratiques EHS dans toutes les activités de travail
o Signalez immédiatement au gestionnaire tout incident EHS et/ou incident évité de justesse (actes et conditions dangereux).
o Assister à toutes les formations EHS requises et aux programmes de surveillance médicale ;
o Portez l'EPI au besoin
o Soutenez une culture d'excellence en matière d'excellence en matière d'EHS en reconnaissant et en soumettant des possibilités d'amélioration de l'EHS à votre gestionnaire et/ou à votre site EHS

Qualifications

* Bac+2 minimum (BTS/DUT Assistant de gestion, secrétariat de direction ou équivalent).
* Expérience significative (2 ans minimum) dans l’assistanat de direction, idéalement en industrie pharmaceutique ou laboratoire, dans un environnement réglementé.
* Excellentes compétences organisationnelles, rigueur, discrétion, capacité à travailler sous pression et à gérer les priorités.
* Maîtrise avancée des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint), associée à une connaissance pratique approfondie du courrier électronique et d'Internet.
* Très bon niveau d’anglais écrit et oral indispensable ; la maîtrise d’une autre langue serait un plus.
* Sens de la communication, du service et capacité à coordonner des équipes et interlocuteurs variés.
* Capacité à établir des priorités et à effectuer plusieurs tâches à la fois.
* Excellentes compétences interpersonnelles et de communication.
* Haute précision et grande attention aux détails


Informations supplémentaires


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