Référence CSP: 2025-2114189
En qualité d'assistant(e) de direction, vous occupez une fonction essentielle au bon fonctionnement du service de défense et de sécurité. Vous assurez l'instruction, le suivi et la réalisation de dossiers relevant de domaines variés et contribuant à l'activité générale du service. Vous pouvez également être mobilisé(e) en appui des autres structures du service, en fonction des besoins.
Vos activités quotidiennes sont variées:
- Vous assurez l'accueil téléphonique, orientez les interlocuteurs, organisez les réunions et gérez l'agenda du chef de service. Vous prenez en charge la gestion du courrier, des archives, ainsi que la préparation des dossiers nécessaires à la tenue des réunions. Vous veillez également à la mise à jour des annuaires utiles au fonctionnement du service.
- Vous assurez le suivi rigoureux des opérations logistiques : approvisionnement en fournitures, organisation des déplacements, et le suivi rigoureux du budget de fonctionnement du service.
- Vous mettez en forme des documents (notes, tableaux, synthèses) à destination de la direction ou du cabinet, en compilant avec précision les éléments nécessaires et en respectant les échéances assignées.
- Vous instruisez les demandes d'autorisation de captation de données dans les zones d'interdiction de captation aérienne de données (ZICAD).
- Vous assurez l'instruction et le suivi des dossiers relatifs aux personnels non permanents et aux collaborateurs extérieurs du service, ainsi que le suivi des recrutements et des emplois.
Votre maîtrise des outils numériques permet :
- d'aider à la réalisation de tableaux de suivi et de synthèse par l'exploitation des données afin d'aider à la prise de décision
- de proposer des actions de transformation numérique (par exemple, la gestion du courrier, l'archivage numérique ou l'automatisation de procédures)
Enfin, vous apportez votre aide ponctuelle à la tenue d'événements annuels, comme les séminaires internes, des colloques ou des séminaires externes (ce qui nécessite parfois des déplacements hors de l'Île-de-France).
Vos principaux interlocuteurs:
- l'ensemble des agents et des encadrants du service ;
- les secrétariats des cabinets, les secrétariats des autres directions de l'administration centrale, ainsi que les agents des services budgétaires et logistiques de l'administration centrale ;
- les opérateurs et représentants du système éducatif, de l'enseignement supérieur, de la recherche et de l'espace, ainsi que celui des sports, de la jeunesse et de la vie associative.
Pourquoi nous rejoindre ?
- Des missions riches et diversifiées
- Une mission dynamique tournée vers la sécurité et la défense
- La possibilité d'être force de proposition et de contribuer aux évolutions des pratiques ou des procédures
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