Assistant de gestion (h/f)

Le poste de ASSISTANT DE GESTION (H/F) Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre fiabilité et votre sens de l’organisation, et vous recherchez un poste dans une entreprise à taille humaine, au sein de laquelle votre travail aura un réel impact sociétal ? Oetopia recrute un(e) Assistant(e) de gestion pour son site de Mouazé (35). Rejoignez une structure engagée où vous serez pleinement impliqué(e) dans la gestion de l’activité au quotidien et participerez à des projets concrets, utiles et porteurs de sens. DESCRIPTION DU POSTE Vos missions : En tant qu’Assistant(e) de gestion, vous jouez un rôle central dans le bon fonctionnement des structures et êtes un véritable pilier de l’équipe au quotidien. Sous la responsabilité du président d’Oetopia, vous assurez : - La gestion administrative courante : Vous assurez le suivi administratif global de l’activité : gestion des mails, du courrier et du standard téléphonique, classement et archivage, mise à jour de dossiers, rédaction de documents et comptes rendus, achat de fournitures, - Le suivi administratif des fournisseurs, clients et prestataires : Vous prenez en charge la relation avec les fournisseurs et prestataires : demandes de devis, suivi des contrats, contrôle des factures et bons de commande. Vous assurez également le suivi des ventes (devis, factures et relances clients). - La comptabilité (en support) : Vous participez au suivi financier des structures : paiements des factures et notes de frais, centralisation et transmission des factures et justificatifs d'achat à l'Assistante comptable et de gestion, préparation et dépôts des remises de chèques et d’espèces, - Les Ressources Humaines (en support) Vous contribuez à la gestion administrative du personnel : gestion des dossiers salariés, rédaction et suivi des contrats de travail, gestion des congés et absences, préparation des éléments de paie pour le cabinet d’expert-comptable, virements des salaires, envoi des bulletins de paie, adhésions à la mutuelle entreprise, suivi des obligations (tenue du registre des salariés, organisation des visites médicales…). Conditions : - Type de contrat : CDI, Temps plein (35h ou 39h) - Date de la prise de poste : dès que possible - Rémunération : selon profil et expérience Le profil recherché Connaissances : - Bases solides en gestion administrative - Notions en comptabilité (facturation, suivi des paiements, relances…) - Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Word, Excel, Outlook, Teams…) - Connaissance appréciée du milieu associatif, de la formation professionnelle et/ou du génie écologique Compétences techniques : - Assurer la gestion administrative courante (courriers, mails, classement, archivage…) - Gérer le standard téléphonique - Gérer les fournisseurs : devis, commandes, contrats, factures, - Assurer le suivi de la facturation et des règlements clients - Participer au suivi comptable en lien avec l’Assistante comptable et de gestion - Produire et mettre en forme des documents professionnels - Suivre les échéances administratives et financières - Organiser et prioriser les tâches confiées Qualités personnelles : - Rigueur et sens de l’organisation - Autonomie - Polyvalence - Capacité d’adaptation - Fiabilité et discrétion (respect de la confidentialité) - Esprit d’équipe et sens du service - Bon relationnel Prérequis : - Bac2 minimum en gestion, administration, comptabilité ou équivalent Expérience : - Une première expérience réussie en gestion administrative est un plus L'entreprise - Le groupe OEtopia se compose du fonds de dotation OEtopia, de la société de conseil et de formation en génie écologique, - Reizhan et de l’association à vocation sociale et éducative, - IRVIN qui accompagne les jeunes de 18 à 30 ans en quête de sens. Dans le cadre de vos fonctions, vous pourrez être amené(e) à travailler de manière transversale pour ces trois structures complémentaires. Connaissances : - Bases solides en gestion administrative - Notions en comptabilité (facturation, suivi des paiements, relances…) - Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Word, Excel, Outlook, Teams…) - Connaissance appréciée du milieu associatif, de la formation professionnelle et/ou du génie écologique Compétences techniques : - Assurer la gestion administrative courante (courriers, mails, classement, archivage…) - Gérer le standard téléphonique - Gérer les fournisseurs : devis, commandes, contrats, factures, - Assurer le suivi de la facturation et des règlements clients - Participer au suivi comptable en lien avec l’Assistante comptable et de gestion - Produire et mettre en forme des documents professionnels - Suivre les échéances administratives et financières - Organiser et prioriser les tâches confiées Qualités personnelles : - Rigueur et sens de l’organisation - Autonomie - Polyvalence - Capacité d’adaptation - Fiabilité et discrétion (respect de la confidentialité) - Esprit d’équipe et sens du service - Bon relationnel Prérequis : - Bac2 minimum en gestion, administration, comptabilité ou équivalent Expérience : - Une première expérience réussie en gestion administrative est un plus