Dgddi (tgd) secrétaire du secrétariat général de la tgd (cat. c) h/f

Description du poste

Le Secrétariat Général, sous l’autorité d’un Secrétaire Général de la TGD, a pour missions :

1) d’apporter un soutien à l’activité des 3 pôles de la TGD : distribution, et gestion du courrier physique comme dématérialisé (enregistrement, cotation du courrier, etc.) de chacun des 3 pôles de la TGD ; accueil téléphonique ; commande, gestion et distribution des fournitures nécessaires à l’activité des agents de la TGD ; réservation des salles de réunion ; émission d’ordres de mission et d’état de frais dans CHORUS-DT de l’encadrement de la TGD ;

2) d’assister le commandement dans les procédures RH :

- accueil et le suivi administratif des agents de la TGD en lien avec la direction interrégionale (DI) d’Île-de-France ou de la DI Auvergne-Rhône-Alpes (détachement, intégration des personnels, promotions, évaluations annuelles, etc.;

- centraliser et répondre aux demandes de la direction interrégionale d’Ile-de-France ou de la DI Auvergne-Rhône-Alpes s’agissant par exemple de la mise à jour des organigrammes de la TGD ;

- suivi des convocations aux formations professionnelles ;

3) le SG est en lien avec les gestionnaires de site du Vitalys (Paris) pour ce qui concerne les locaux des agents de la TGD situés à Paris, et du site Condorcet (Villeurbanne) pour les agents situés à Villeurbanne ainsi qu’avec les correspondants informatiques (TSI) du Vitalys ;

4) de procéder sur demande des cadres supérieurs notamment de la TGD et de son adjointe, à la diffusion de consignes de service à destination de tous les agents de la TGD et, notamment, des 2 sites du CGF à Paris et à Villeurbanne.

Selon l’activité du service, l’action de l’agent peut se porter plus particulièrement sur un des domaines ci-dessus et le portefeuille est sujet à évolution.

Conditions d'exercice particulières

Pics saisonniers

Possibilité de réaliser une partie des activités en télétravail, en conformité avec l'accord directionnel DGDDI du 16/11/23

Description du profil recherché

Savoirs:

- Outils bureautique de traitement de texte (Word ou autre) : niveau maîtrise, à acquérir

- Outil bureautique de tableur (Excel ou autre) : niveau pratique, souhaitable

- Techniques d'accueil (RIME) : niveau pratique, souhaitable

- Environnement administratif, institutionnel et politique (RIME) : niveau pratique, à acquérir

Savoir-faire:

- Travailler en équipe (RIME) : niveau maîtrise, requis immédiatement

- Organiser une activité (RIME) : niveau pratique, souhaitable

- Rédiger (RIME) : niveau pratique, à acquérir

- Prendre en compte un contexte, une contrainte, une complexité : niveau pratique, souhaitable

- Travailler en réseau (RIME) : niveau pratique, souhaitable

Temps Plein

Oui

Compétences candidat

Compétences

1. CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
2. CONNAISSANCES - Ressources humaines
3. SAVOIR-FAIRE - Accueillir une personne, un groupe, du public
4. SAVOIR-FAIRE - Animer un réseau, une communauté
5. SAVOIR-FAIRE - Gérer des flux, des stocks
6. SAVOIR-FAIRE - Organiser une activité
7. SAVOIR-FAIRE - Rédiger
8. SAVOIR-FAIRE - Travailler en équipe
9. SAVOIR-ÊTRE - Aisance relationnelle
10. SAVOIR-ETRE - Esprit d'initiative
11. SAVOIR-ÊTRE - Être rigoureux
12. SAVOIR-ÊTRE - Sens de l'organisation

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé