Fonctions : Responsable administratif/ve de département de formation Catégorie : A Corps : IGE BAP : J CDD Mission : Le/la responsable administratif/ve du département de formation assure la mise en œuvre et la coordination de toutes les activités administratives, pédagogiques et financières liées à la structure. Il/Elle est l’interface opérationnelle entre le directeur du département de formation, l’équipe pédagogique et les différents services de l’établissement. Il/Elle encadre une équipe de 2 gestionnaires administratives et il/elle est le/la référent(e) administratif/ve de 5 secrétaires pédagogiques chargées de certains parcours de la mention santé. Le ou la responsable du service coordonne l’ensemble des missions et actes relevant du domaine de la scolarité pour l’ensemble des étudiants du Master de l’inscription à la délivrance du diplôme. Il/elle est le garant de la qualité des processus de scolarité des étudiants. Activités principales : Coordonner les activités administratives, pédagogiques et financières du service Accueillir, informer et orienter les usagers du département de formation Gérer et traiter les informations écrites à l’arrivée et au départ Gérer les relations avec les différents services de l’université Organiser et diffuser les informations à destination des responsables des UEs, des étudiants et de l’équipe administrative Collecter, traiter, contrôler et conserver des informations dans chaque domaine de spécialité, constituer des dossiers documentaires Entretenir les outils de communication Assurer la gestion administrative des ressources humaines du service, rédiger les fiches de poste, gérer les congés, mener les entretiens professionnels annuels, constituer et suivre les dossiers de liste d’aptitude et tableaux d’avancement, accueillir, former et accompagner les nouveaux personnels de la structure Répondre aux différentes enquêtes Missions administratives et pédagogiques : Informer les équipes administratives et pédagogiques des procédures administratives et des règlementations mises en œuvre par l’établissement Établir des attestations et certificats administratifs Organiser et coordonner la campagne de candidature Organiser et superviser la logistique des enseignements Organiser et superviser les inscriptions administratives et pédagogiques Vérifier et valider les procès-verbaux de semestre et de diplôme Préparer les délibérations de jurys d’examen Éditer les diplômes Organiser les cérémonies de remise des diplômes Préparer les modalités de contrôle des connaissances à présenter au Conseil Établir le calendrier universitaire avec le directeur du département Analyser les évaluations des UEs de chaque parcours Missions financières : Prendre en charge la gestion financière des crédits alloués (dotation récurrente, formation continue, taxe d’apprentissage sur le logiciel SIFAC) Émettre des bons de commande, assurer le suivi des livraisons et valider les services faits en collaboration avec le service financier Organiser les missions des intervenants (ordre et frais de mission sur le logiciel SIFAC) Établir le tableau prévisionnel des heures complémentaires à payer Gérer les demandes et les dossiers d’heures complémentaires (interface entre les services de gestion des RH et les enseignants) Encadrement : OUI Nb agents encadrés par catégorie : - 0A - 2 B - 0C Conduite de projet : NON Conditions particulières d’exercice : Amplitude horaire variable (réunion, examens, délibérations de jury) Contraintes des congés liées aux échéances du calendrier universitaire à respecter
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