Officier d'état civil, mariages, décès, élections (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Etat civil Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Mission principale : L'agent(e) a pour mission principale d'accueillir le public, d'effectuer le traitement des demandes des usagers sur tous les domaines d'intervention du service Etat Civil : état civil, mariages, PACS, décès, élections. Polyvalence sur tous les secteurs.


DEFINITION DU POSTE
Direction de rattachement : Direction Générale Qualité de Vie dans la Cité - Direction Relation à l'Usager - Service Etat-Civil, Elections, Décès, Cimetières.
Relation hiérarchique : Cheffe de service Etat-Civil, Elections, Décès, Cimetières.

Relations fonctionnelles :
-Relations avec les autres collègues du service ;
-Relation avec les Elus, la Direction Générale et les autres services municipaux ;
-Relation directe et permanente avec la population ;
-Echanges avec les homologues des autres communes.

Conditions du poste :
Horaires : 8h26-12h00 / 13h30-17h30 (vendredi 17h) - Durée hebdomadaire 37h20.

Conditions spécifiques :
- Polyvalence ;
- Semaine d'astreinte une semaine par mois (agent titulaire, ayant délégation de signature) :
* Permanence Etat Civil le mardi et le jeudi (12h00 - 13h30) et le samedi (9h00 -11h30) ;
* Mariages : le samedi toute la journée ;
* Hospitalisation d'office pendant les horaires mairie et au-delà, en cas d'urgence uniquement.
- Mobilisation lors des différents scrutins électoraux en cas de besoin ;
- Permis de conduire (permis B) nécessaire (déplacements chez les particuliers).

Moyens techniques à disposition : ordinaires pour poste administratif (ordinateur, bureau, téléphone). Missions / conditions d'exercice En tant qu'officier d'Etat Civil, une polyvalence est attendue sur l'ensemble des domaines d'intervention du service avec en priorité :

Missions Etat-Civil à maitriser en tant qu'Officier d'Etat Civil :

- Réception, enregistrement et traitement quotidien des demandes d'actes d'état-civil arrivées par courrier, via internet et via le dispositif COMEDEC ;
- Délivrance des copies d'actes des registres de la Ville de Saint-Laurent-du-Var ;
- Traitement des demandes de certificats de changement de résidence et de certificat de vie.

- Etablissement et mise à jour de Livrets de Famille ;
- Légalisations de signatures ;
- Certifications conformes de document uniquement pour les autorités étrangères ;
- Traitement des déclarations de concubinage ;
- Recensement militaire des jeunes gens (16 ans) ;
- Rédaction des actes d'état-civil (Reconnaissance/Naissance, Mariage, Décès...) ;
- Accueil téléphonique du service (Renseignements liés aux prestations du service état civil, réponse aux administrés et en fonction de la demande, lien avec les collègues, réalisation d'un état de l'activité téléphonique du service) ;
- Saisie des avis de naissances ;
- Débriefing régulier avec la hiérarchie.

Missions relatives au pôle Décès et cimetières :
- Accueil physique et téléphonique des usagers ;
- Traitement du courrier (rédaction de courriers à destination des concessionnaires et ayants droit) ;
- Traitement des mentions diverses (notoriété, rectifications administratives) ;
- Traitement des transcriptions de décès et gestion des avis ;
- Réception et traitement des déclarations de décès effectuées par les sociétés de Pompes Funèbres ou les familles ;
- Coordination entre les différents intervenants lors des opérations funéraires et contrôle du respect de la législation funéraire ;
- Traitement des demandes relatives aux opérations d'inhumation, d'exhumation etc... ;
- Vente de concessions funéraires (régisseur suppléant), et suivi des stocks ;
- Contrôle et traitement des demandes de travaux effectuées par les entreprises de marbrerie sur les concessions funéraires aux cimetières et délivrance d'autorisations de travaux de marbrerie s'y rapportant ;
- Mise à jour des dossiers de concessions funéraires sur progiciel dédié ;
- Participation aux opérations de reprises administratives de concessions funéraires ;
- Veille juridique dans le domaine et maîtrise de la réglementation en vigueur et de la législation funéraire.

Missions relatives aux mariages et PACS :
- Réception du public lors des RDV fixés et gestion du planning des rendez-vous relatifs à ce pôle ;
- Traitement des demandes de changement de nom et de prénom ;
- Traitement du courrier, apposition des mentions diverses ;
- Gestion des demandes de parrainages civils ;
- Saisie et traitement des dossiers de mariage ;
- Gestion des demandes d'actes COMEDEC demandeur et suivi de ces demandes ;
- Enregistrement des demandes, modifications et dissolution des PACS ;
- Gestion des clôtures et ouvertures des registres d'Etat-civil ;
- Traitement des publications EXT.

Missions relatives la gestion des listes électorales :
- Tenue de la liste électorale (inscriptions, mutations et modifications) ;
- Gestion des retours de cartes électorales (enregistrements, recherches par tous moyens pour " retrouver " les électeurs concernés et mise à jour de la liste électorale) ;
- Traitement des procurations ;
- Aide à l'organisation des cérémonies de citoyenneté ;
- Aide à l'organisation matérielle des scrutins des élections politique. Profils recherchés - Expérience en tant qu'officier d'Etat-civil dans une commune équivalente et plus.

- Connaissance supérieure / Maitrise de la réglementation en matière d'état-civil et de législation funéraire ;
- Maîtrise de la langue française écrite et orale ;
- Maitrise de l'outil informatique (Word - Excel - Powerpoint et messagerie Outlook).

- Aptitude à l'écoute ;
- Aptitude à utiliser les logiciels spécialisés de l'état civil (type Logitud) et des élections ;
- Capacités rédactionnelles ;
- Savoir accueillir physiquement et téléphoniquement le public ;
- Polyvalence sur tous les secteurs de l'Etat Civil.

- Très bon contact avec le public ;
- Sens du service au public et du travail en équipe ;
- Caractère méthodique et appliqué ;
- Rigueur et réactivité ;
- Disponibilité ;
- Faire preuve de curiosité et d'envie d'apprendre ;
- Résistance au stress (élections) ;
- Respect des consignes et des contraintes ;
- Discrétion professionnelle et respect de l'obligation de réserve.