Assistant de direction h/f

ARS AUVERGNE-RHÔNE-ALPES

La Direction inspection justice usagers de l'ARS ARA est une direction métier transversale directement rattachée à la direction générale. Elle a vocation à organiser de manière opérationnelle les missions régaliennes de l'agence conduisant de fait à sécuriser les décisions du directeur général. La nouvelle direction est organisée autour de 3 pôles :

- Pôle Usagers Réclamations

- Pôle mission inspection évaluation contrôle (MIEC)

- Pôle Santé Justice

Pôle MIEC :

* Programmation, mise en œuvre et suivi du programme régional d'inspection évaluation contrôle (PRIEC) en lien avec les directions du siège, et les délégations territoriales.
* Appui méthodologique et opérationnel aux directions métiers (DM) et délégations territoriales (DT) en matière d'inspection comportant la coordination d'inspections inscrites au programme régional d'inspection évaluation contrôle ou non programmées et urgentes.

Harmonisation et professionnalisation de la pratique de l'inspection évaluation et contrôle dans la région, en lien avec l'inspection générale des affaires sociales.


Description du poste


Assurer l'accueil téléphonique et gérer la boite aux lettres du pôle


Gérer le point d'entrée acroweb du pôle MIEC et le parapheur électronique de la responsable de pôle


Assurer le suivi du circuit des courriers au siège, avec les DD et entre les deux sites du pôle MIEC


Assurer le suivi de la totalité des lettres de missions, des décisions, des rapports d'inspection (siège et DD), suivi des signatures, envoi aux DD et aux destinataires (pour le siège)


Enregistrer les lettres de mission


Organiser les réunions (réunions de pôle, réunions mensuelles de site sur Clermont Ferrand, réunions inspectrices, Comité technique, réunions avec les directions, entretiens annuels d'évaluation…)


Rédiger les comptes-rendus des réunions de pôle

Gérer les demandes de création de dossiers sur le réseau en lien avec la DSI et assurer l'attribution des droits aux agents


Gérer les commandes de fournitures / site de Lyon


Assurer la reprographie (photocopies, scans, impression de documents…)


Référent utilisateurs outil de courrier électronique (acroweb)

Organiser les déplacements de la responsable PMIEC (et appui aux autres membres de l'équipe si besoin)


Apporter une aide aux inspecteurs du pôle sur la bureautique, mise en forme des lettres, des rapports, divers travaux de secrétariat, démarrage des visio-conférences au besoin…


Cogestionnaire de l'outil SI-ICEA, en relai de la gestionnaire, pour la saisie des données de suivi des missions d'inspection


Tenue partielle de l'agenda outlook de la responsable de pôle


Participer à l'archivage et destruction des documents confidentiels

Ces attributions sont susceptibles d'évoluer en fonction des nécessités du service


Profil recherché


Vos compétences

Connaissances :
Environnement institutionnel et administratif: organisation fonctionnement et missions des services
Techniques administratives et bureautiques
Systèmes de classement et d'archivage


Savoir-faire :
Prendre des notes
Utiliser les techniques de lecture rapide
Organiser des réunions
Réaliser des comptes rendus et des synthèses
Maitriser les techniques de classement et d'archivage



Savoir-être :
Rapidité, réactivité et esprit d'initiative
Sens de l'écoute et du dialogue
Travail en équipe
Rigueur méthodologique et sens de l'organisation
Faire preuve de discrétion professionnelle
Sens de l'analyse et de la synthèse


Informations complémentaires

Poste ouvert aux fonctionnaires, aux agents UCANSS et aux contractuels.

Catégorie : B

Corps : SA

RIFSEEP : 3


Informations complémentaires

Conditions de travail :

· Temps plein : 38h30/semaine

· RTT : 15 jours + 5 jours / Congés annuels : 25 jours

· Lieu de travail : 241 rue Garibaldi, 69003 Lyon

Proche du centre-ville et de la Gare Part Dieu (10 min à pied)

Métro B: Part-Dieu ou Saxe Gambetta

Métro D: Garibaldi

Parking souterrain

Station Vélo'v

Mais aussi :

· Convention de télétravail

· Mutuelle employeur, remboursement abonnements transports à 75%, forfait mobilité durable

· Restaurant administratif pour le déjeuner

· Accompagnement à la formation et à la mobilité interne

· Administration dynamique

. Environnement de travail moderne


Contact

Merci d'envoyer votre candidature UNIQUEMENT via le lien suivant : CANDIDAT ARS AUVERGNE RHONE ALPES - Assistante / assistant de direction H/F