Sous la responsabilité du responsable de service Recensement, Élections et Funéraire, vous travaillerez en relation avec les partenaires privés et publics, les fournisseurs ainsi que les usagers.
Vos missions :
Assister le service
- Réceptionner, pré-étudier et répartir les courriers au sein du service
- Relayer les informations auprès des agents du service
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Organiser les réunions de l'équipe
- Alimenter les différentes bases de données
- Remplacer le secrétariat de la direction en son absence
- Former / informer les collègues : e-Temptation / UX, crédits, techniques de secrétariat, etc.
- Accompagner et encadrer des stagiaires
- Gérer des fournitures administratives
- Assurer le classement et l'archivage des dossiers papier et numériques
Gérer les finances du service en proximité
- Suivre les crédits : contacts avec les fournisseurs, bons de commande, factures et mandatements
- Tenir à jour des tableaux de bord
- Lancer les marchés subséquents aux accords-cadres
- apporter un soutien aux équipes sur les questions financières
Gérer les fonctions ressources humaines de proximité
- Assurer le rôle de référent RH de proximité auprès des agents : relais d'information, premier niveau de réponse, recherche d'interlocuteurs
- Contribuer à la mise en oeuvre des procédures : accueil des nouveaux agents, suivi formations, déploiement des campagnes annuelles
- Assurer la fonction de gestionnaire du temps
- Prendre en charge, trier et distribuer les bulletins de salaire ainsi que tout document nécessitant un suivi
- Saisir les éléments variables de paie
- Préparer et traiter les dossiers relatifs aux agents temporaires : recrutement, tickets-restaurant et diverses demandes)
- Suivre les dossiers d'accidents du travail
Contribuer à la gestion des locaux et matériels du service
- Gérer l'environnement de travail des agents
- Contribuer à la gestion du matériel
- Assurer un soutien logistique selon les besoins
Décliner la stratégie relation multicanale aux usager
- Participer au déploiement d'une culture de la relation usagers au sein de l'équipe
- Participer au suivi de la qualité des services rendus aux usagers (délais)
Contribuer au collectif de service et à la ligne managériale
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