Bénévolat - je deviens secrétaire bénévole d’une association

Présentation de la mission

Je veille à la bonne transmission des informations au sein de l'équipe et j'assure la mémoire de nos décisions et de nos actions. Je travaille en collaboration avec l'équipe, mon binôme, et le·la salarié-e.



Sautez le pas

Depuis 1946, les Petits Frères des Pauvres luttent contre l’isolement et la solitude des personnes âgées, prioritairement les plus démunies. Par nos actions, nous recréons des liens leur permettant de reprendre goût à la vie et faire partie du monde qui les entoure. Vivre tout simplement.

Être secrétaire d'équipe, c'est faire en sorte que les informations circulent et que les décisions prises ensemble laissent une trace claire. Sans cette mémoire et cette communication régulières, les réunions perdent leur fil, les nouveaux bénévoles ont du mal à se repérer, et le travail collectif se fragmente.

C'est aussi une mission qui se partage : le secrétariat peut s'exercer à plusieurs, chacun·e prenant en charge un volet (comptes rendus, courriers, calendrier, archives…). C'est l'« Agir collectif » au quotidien — on ne porte rien tout seul.

Conditions d’engagement

Il s’agit d’une mission bénévole, exercée dans un cadre associatif structuré et accompagnée par l’équipe locale ainsi que par la coordination régionale.

En tant que bénévole, vous n'êtes jamais seul : le salarié référent vous soutient au quotidien et vous bénéficiez d'un accompagnement sur mesure :

* Des formations en ligne accessibles à tout moment ;
* Des partages d'expérience avec les autres équipes du département ;
* La possibilité d'exercer votre activité en binôme.


Précisions

Au quotidien, dans l'équipe :

* Je rédige et diffuse les comptes rendus (ou relevés de décisions) des réunions mensuelles qui ont habituellement lieu le lundi entre 18h30 et 20h30.
* Je veille à l'envoi des convocations et au suivi des ordres du jour.
* Je gère le calendrier de l'équipe et la correspondance officielle.

Faire circuler l'information :

* Je transmets les informations utiles à l'équipe (mail, WhatsApp, téléphone — selon les habitudes du groupe).
* Je consulte et traite la boîte mail de l'équipe et le courrier reçu.
* Je relaie aux instances régionales les décisions prises en assemblée et en conseil d'équipe.

Concrètement, la mission se vit :

* Lors des réunions d'équipe et des temps d'échange avec les secrétaires d'autres équipes
* Depuis chez soi, pour le travail administratif et la rédaction.