RESPONSABILITÉS :
La ville recherche son/sa assistant au cabinet du Maire.
Description du poste :
Sous l'autorité hiérarchique du chef de cabinet, vous accompagnez Madame la Maire et son cabinet en apportant appui en termes d'accueil, d'organisation, de gestion d'informations.
Poste à pourvoir dès que possible par voie de mutation ou détachement d'un an, ou par voie contractuelle CDD 1 an. Catégorie C.
Vos missions (non exhaustives) :
• Vous apportez une aide permanente afin d'optimiser la gestion de l'activité (gestion agenda, organisation de déplacements, de réunions, préparation des dossiers pour les réunions, les rendez-vous...),
• Vous assurez l'accueil physique et téléphonique en sachant vous adaptez aux différents interlocuteurs,
• Vous gérez les relations avec les élus et les services municipaux,
• Vous traitez et redistribuez le courrier entrant/sortant, notamment sur le logiciel Acropolis,
• Vous suivez le traitement des courriers signalés et des réponses préparées par les services, en vue de la signature du Maire,
• Vous veillez au respect des délais pour la production des notes et des réponses,
Vous effectuez la mise à jour régulière des mailings, contacts et coordonnées des institutionnels et partenaires (cabinets des mairies, des conseils départementaux, régionaux,
PROFIL RECHERCHÉ :
Vous avez une première expérience sur un poste similaire,
Vous êtes garant de la bonne image du Maire et de son Cabinet au travers de l'accueil téléphonique et physique,
Vous savez hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité,
Vous êtes rigoureux et autonome,
Vous avez une excellente communication orale et écrite et maitrisez les outils et logiciels informatiques.
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