Contrat national - assistant-e de direction – office manager - f/h

CONTRAT NATIONAL - ASSISTANT-E DE DIRECTION – OFFICE MANAGER - F/H

Quel sera votre rôle ?

L'Agence Française de Développement en Moldavie

Le Bureau AFD de Moldavie est rattaché à la Direction Régionale Elargissement et Voisinage Européen (DR EVE), basée à Istanbul. Devenu un Bureau de plein exercice en août 2024, il fait suite à l'antenne ouverte en février 2022 dans le contexte du démarrage des activités de l'AFD en Moldavie. L'équipe est actuellement composée d'un Responsable de Bureau et d'une Chargée de projets. Le Bureau est appelé à se développer, en phase avec la dynamique d'activité croissante de l'AFD en Moldavie.

L'AFD a rapidement lancé ses premières opérations pour aider la Moldavie face aux conséquences de la guerre d’agression de la Russie contre l’Ukraine, et accompagner le pays dans sa trajectoire d'adhésion à l'Union européenne (UE). En moins de trois ans, elle est devenue le premier créancier bilatéral du pays, avec plus de 300 millions d'euros de financements engagés. Les principaux secteurs d'intervention comprennent l'énergie, la forêt, l'irrigation et l'efficacité énergétique, avec des partenariats établis avec les principales institutions moldaves en charge de ces secteurs ainsi qu’avec d’autres partenaires de développement comme l'UE, la KfW et la Banque mondiale.

Rejoindre l'AFD en Moldavie, c'est participer à un projet passionnant contribuant à des initiatives cruciales pour accompagner le pays dans sa trajectoire européenne.

Rôle de l’Assistant(e) de Direction

L'Assistant(e) de Direction jouera un rôle clé dans le bon fonctionnement du Bureau de l'AFD en Moldavie. Il/elle assurera la gestion administrative quotidienne et appuie l'équipe sur des missions variées. Hiérarchiquement placé(e) sous l’autorité du Responsable du Bureau de l’AFD en Moldavie, il/elle travaillera également en lien fonctionnel avec le Pôle comptabilité et gestion de la Direction Régionale Elargissement et Voisinage Européen (DR EVE – basée à Istanbul), ainsi qu’avec le Pôle communication de la Direction Régionale, en appui à la mise en œuvre et au suivi des actions de communication du Bureau.

Activités et tâches du poste

1) Traitement de textes
Assurer le traitement des documents, saisies, etc. des projets;
Préparer les courriers ;
Rédiger les procès-verbaux, les comptes rendus, les rapports ou PV de réunion;
Mettre en forme les supports de présentation réalisés par l’équipe.
Traduction occasionnelle orale et écrite, en roumain/français et si possible en russe/français.
Gestion du courrier
Veiller à la tenue à jour des registres «courrier départ» et «courrier arrivée» sur le serveur;
Veiller à l’acheminement des courriers émis à leurs destinataires;
Ventiler le courrier selon les instructions ;
Diffuser les notes de services internes, circulaires, etc.
Suivi et distribution de la valise diplomatique

Classement des documents
Classer les documents et courriers selon le mode approprié et le Plan de classement de l’agence et assurer l’archivage des documents qui lui sont confiés;

Gestion des rendez-vous et visites
Hiérarchiser et fixer les rendez-vous ;
Veiller à la cohérence et à l’organisation des rendez-vous ;
Assurer la mise à jour des boites contact électronique ;
Assure la gestion centralisée du répertoire des contacts du Bureau (cartes visites, base de contacts…)
Organiser la logistique des réunions (réservation et préparation des salles, invitations électroniques etc) ;

Missions et voyages
Préparation des plans vols ou transport optimisés ;
Réservation/achat/re-confirmation des billets/classement des devis et validations ;
Etablissement/classement et suivi des validations des Ordres de Mission conformément aux procédures définies dans le manuel de procédures administratives;
Demande et suivi des validations des fiches de départ PARSEC en lien avec la chargée de gestion ;
Suivi et demande des visas ;
Réservation des chambres hôtel ;
Organisation accueil aéroport (arrivée et départ) ;
Garde le contact et transmet les informations au missionnaire ;
Suit les programmes de mission (logistique et transport pour les déplacements, prise des réunions).
Gérer les aspects logistiques des rencontres et manifestations placées sous l’égide du Bureau.

Communications téléphoniques, accueil et orientation des visiteurs
Gérer le standard téléphonique;
Recevoir et orienter les visiteurs ;

Gestion comptable et budgétaire
Contribuer à l’élaboration des exercices budgétaires (cycles R&O, PDFA et Budget), assurer la saisie dans l'outil Budgeo ainsi que le suivi de l’exécution budgétaire (engagements, dépenses réalisées, restes à engager), en veillant à la cohérence entre programmation et exécution.
Réception et assistance dans le règlement des factures fournisseurs ;
Préparation des pièces comptables (devis, validations, tableaux de comparaison, Pre Webadi…);
Suivi des contrats avec les fournisseurs, expiration/renouvellement, diligences;
Classement et archivage des pièces comptables ;
Gérer la base de contacts de fournisseurs;

Communication
Contribution à la réalisation des initiatives de communication du Bureau;
Contribuer à la planification et au suivi du calendrier éditorial du Bureau (événements, publications);
Appuyer la rédaction de contenus (posts réseaux sociaux, comptes rendus d’événements);
Participer à la préparation et à l’organisation des événements (logistique, invitations, coordination des intervenants);
Assurer la coordination avec le Pôle communication régional pour la validation et la diffusion des contenus;
Veiller au respect de la charte graphique et des règles de communication AFD dans les supports produits par les partenaires et par le Bureau;
Contribuer à la mise à jour des supports de communication existants (fiches pays, brochures);
Appuyer la gestion et l’archivage des supports visuels et documents de communication.

Gestion du parc informatique
Point de contact informatique (CIL) pour le Bureau
Appui à la réalisation des actions informatiques du Bureau, en lien avec le siège de l’AFD à Paris (DSI/PSU) et les CIL de la DR basés à Istanbul.

Sécurité et conformité
Contribuer au suivi des obligations en matière de santé et sécurité au travail, en lien avec la législation en vigueur en Moldovie et les procédures internes de l’AFD;
Appuyer la préparation, la mise à jour et l’archivage de la documentation réglementaire requise (registre, instructions, etc.);
Coordonner l’organisation des formations requises et le suivi de leur réalisation dans les délais impartis;
Servir de point de relais avec le siège et/ou les prestataires externes sur les sujets liés à la sécurité et à la conformité.

Conditions du contrat

Type de contrat : Contrat local pour une période indéterminée.
Lieu de travail : Bureau de l'AFD à Chisinau, avec des déplacements ponctuels en fonction des nécessités du service.
Date de prise de fonction : Dès que possible.

Qui recherchons nous ?

Le/la candidat(e) devra posséder les compétences et qualifications suivantes :

Formation et expérience :

Diplôme en administration, gestion, secrétariat, ou domaine équivalent.
Expérience professionnelle d'au moins 3 ans dans un poste similaire, idéalement dans une organisation internationale, une institution publique ou une entreprise privée à dimension internationale.

Compétences techniques :

Excellente maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et capacité à s’adapter rapidement à de nouveaux logiciels de gestion.
Compétences avérées en gestion documentaire, classement et archivage, y compris la gestion électronique des documents.
Bonne connaissance des procédures administratives et financières, notamment en matière de suivi budgétaire et comptable.

Compétences linguistiques :

Maîtrise du français et du roumain (écrit et oral) requise.
Une bonne connaissance du russe et de l’anglais constituerait un atout.

Aptitudes personnelles :

Sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément avec rigueur et efficacité.
Excellent relationnel et aptitude à travailler en équipe dans un environnement multiculturel.
Discrétion et respect de la confidentialité des informations traitées.
Proactivité et autonomie dans l'exécution des missions confiées.

Quelle équipe allez-vous rejoindre ?
Rejoindre l’équipe de l’AFD à Chisinau, c’est intégrer une équipe à taille humaine, dynamique et engagée, au cœur d’une activité en pleine croissance. Le Bureau offre un environnement de travail stimulant, bienveillant et collaboratif, où chacun peut contribuer concrètement à la structuration et au développement des activités du Groupe AFD en Moldavie. L’Assistant(e) de Direction – Office Manager travaillera sous la supervision du Responsable de Bureau et en proximité directe avec l'équipe opérationnelle (actuellement 1 VIA ; perspective de recrutement de deux collègues/consultants locaux d'ici fin 2026), avec un niveau d’autonomie important et une réelle diversité de missions. Il/elle jouera un rôle central dans la vie quotidienne du Bureau et l'animation des activités de communication de l'agence dans le pays, en lien avec les équipes régionales basées à Istanbul, le siège de l’AFD à Paris, ainsi qu’avec les partenaires institutionnels et techniques en Moldavie. Le poste offre ainsi l’opportunité de rejoindre une équipe motivée, soucieuse de qualité, d’entraide et de professionnalisme, dans un contexte porteur : celui de l’accompagnement de la Moldavie dans sa trajectoire européenne et dans la mise en œuvre de projets à fort impact pour le pays.

Pourquoi rejoindre l’Agence Française de Développement ?
Rejoindre l’AFD, c’est contribuer à la construction d’un monde en commun, c’est la mission de notre Groupe. Un monde en commun, c’est un monde qui préserve et défend ces cinq grands biens communs que sont la planète, le lien social, la paix, les partenariats et la prospérité économique.