Description du poste :
- Assurer l'accueil téléphonique des agents et l'accueil physique des agents lors des visites
- Planifier les visites
- Effectuer les convocations et le suivi des présences des personnels de réserve de l'antenne via le logiciel ROC
- Récupérer, enregistrer, expédier, le courrier et archiver les documents de l'antenne selon les règles de l'archivage du Ministère
- Réaliser les différents courriers (lettres, bordereaux d'envoi, notes de service .) selon la charte graphique en vigueur et en assurer leur suivi
- Assurer la tenue des dossiers médicaux selon les recommandations de la Haute Autorité de Santé et leur transmission selon les règles du ministère des Armées
- Répondre aux demandes des organismes en fixant les rendez-vous de visite des agents selon le type de surveillance et leur secteur géographique pour envoi de convocation par leur gestionnaire ou leur correspondant local RH
- Gérer les biens de fournitures bureautiques (commande, rangement...)
- Participer à la gestion du parc informatique
- Effectuer les examens biométriques
- Participer à la réalisation du rapport annuel
- Transmettre la facture des examens complémentaires
- Faire les demandes dans le SI EUREKA
- Gérer les Ordres et les frais de Missions dans FD@ligne
- Participer à la mise à jour des tableaux d'indicateurs de l'activité du service
Description du profil :
Maitrise préalable des outils de bureautique
Expérience confirmée en secrétariat médical
Compétences attendues :
- Protection du secret
- Prise d'initiative
- Organisation et méthode
- Autonomie
- Usage correspondance administrative
- Technique de secrétariat
- Règles protocole et procédures
- Utilisation d'un système d'information
- Travail en équipe
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