Missions
Le Responsable Executive Services pilote et met en œuvre opérationnellement l’ensemble des moyens nécessaires au bon fonctionnement des établissements de la région.
Activités
A ce titre, il a en charge la mise en œuvre opérationnelle des politiques suivantes, pour l’ensemble des entités de la région :
Achats :
Met en œuvre la politique d’achats dans la région et accompagne les établissements dans le cadre de son optimisation et contribue à la rédaction des cahiers des charges de consultation et déploie les contrats régionaux et nationaux,
Contrôle les procédures d’achats, notamment le code des marchés publics et le référentiel achats spécifiques Afpa.
Rationalise les dépenses et déploie les plans d’action d’optimisation et contribue à la mutualisation des moyens en centre, inter-centres ou inter-régions,
Participe à la construction budgétaire de la région sur les frais de fonctionnement
Immobilier-mobilier :
Met en œuvre la politique immobilière et optimise les surfaces et locaux,
Définit avec les établissements les besoins d'investissements (maintenance immobilière et évolution du dispositif) et en coordonne la mise en œuvre,
Gère la mise en place des contrats de sous-traitance technique,
Vérifie que les biens et locaux disposent du bon niveau d'assurance,
Supervise les mouvements et transferts de matériels et équipements ainsi que les formalités administratives associées.
Sécurité et environnement :
S’assure de la mise à jour des DU-PAPE en coordination avec la Direction des Ressources Humaines,
Contrôle la bonne tenue des registres de sécurité et la réalisation des contrôles réglementaires.
Hébergement et restauration :
Coordonne les démarches de rationalisation de l’offre de restauration et la gestion des hébergements,
Systèmes d’information et télécoms :
Met en œuvre la politique Informatique et télécom,
Valide les demandes de moyens informatiques ou de téléphonie,
Coordonne la mise en œuvre des nouveaux moyens et infrastructures.
Archivage :
Coordonne les transferts d’archives vers le CNA.
Fiscalité :
Collecte l’ensemble des informations relatives au patrimoine mobilier et immobilier nécessaires à l’établissement des déclarations fiscales afférentes et au contrôle des rôles d’imposition émis ;
Participe à la vérification des impôts et taxes relatifs au patrimoine mobilier et immobilier (notamment taxe d’habitation, taxes foncières, CFE)
Dans ce cadre, il :
Assure la diffusion des informations, procédures qualité et règles relevant de ses domaines d’activité à la fois auprès de ses équipes qu’auprès des centres et autres lignes métiers,
Le Responsable Executive Services participe à l’animation régionale des responsables Gestion & Services dans les centres, qu’il appuie et accompagne sur son périmètre de compétences et de responsabilités.
Il manage les équipes relevant du pôle Executive Services dont l’équipe des acheteurs territoriaux et des logisticiens approvisionneurs, ainsi que les relais informatique régionaux.
Profil Attendu
Interne : Expérience réussie dans des responsabilités, domaines, champs de compétences couvrant tout ou partie de ceux décrits dans cette fiche.
Externe : Bac + 4/5 spécialisé en achats ou logistique ou école de commerce et expérience réussie dans un poste de même niveau de responsabilité.
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