Agent·e d'accueil

Sous l'autorité de la responsable du service Accueil, l’agent assure la mission d’accueil au profit de la Présidence de l’Université d’Angers, de l’Institut INNTO ESTHUA, de la Faculté de Droit, Économie et Gestion et de l’Institut IAE. Les activités du service s’exercent sur une large amplitude horaire, nécessitant une grande disponibilité : de 7h45 à 20h00 du lundi au vendredi, périodiquement le samedi de 7h45 à 13h, et ponctuellement jusqu’à 18h.

Par l’ensemble de ces activités, l’agent d’accueil contribue à la qualité du service rendu, à la continuité de l’information auprès du public et au bon fonctionnement opérationnel des sites du Campus Saint Serge de l’Université d’Angers.

Accueillir, informer et orienter le public

Au quotidien, l'agent prend en charge l’accueil des usagers sur site, les renseigne sur les services proposés, les oriente vers les bons interlocuteurs et assure la gestion des flux entrants (présentiels et appels). L'agent répond aux demandes téléphoniques, il fournit les informations de premier niveau, il oriente les correspondants dans leur recherche d’information en les guidant notamment vers les contenus pertinents du site web de l’université d'Angers, et il transmet, le cas échéant, les appels aux services ou personnes concernés.

Le poste exploite le planning d’utilisation des locaux afin de répondre aux sollicitations des usagers et des enseignants. Il transmet les communications et messages reçus, il redirige les courriels vers les personnels concernés et il veille à la bonne circulation de l’information interne.

Assurer des activités logistiques

Au quotidien, la fonction consiste à réceptionner, trier et répartir le courrier externe et interne, ainsi qu’à accueillir et enregistrer les colis et livraisons en coordination avec les différents services concernés. Elle assure la gestion du prêt des badges et des clefs des salles spécifiques, ainsi que du matériel multimédia, en veillant au suivi des emprunts et aux retours dans les délais.

Le poste veille à la préparation opérationnelle des salles de réunion (aménagement, matériel, consommables) et au suivi des commandes de consommables. L'agent prend également en charge les demandes de travaux de reprographie jusqu’à la livraison des documents finalisés. Enfin, la mission comprend la préparation des copies d’examens et la mise sous pli, dans le respect des procédures et des délais, afin de soutenir le déroulement des épreuves et des activités pédagogiques.

Participer à la sécurité des locaux

L'agent exécute les opérations de programmation des badges d’accès pour les personnels internes et les intervenants externes, en garantissant la traçabilité et la conformité aux procédures définies. La fonction implique également la surveillance continue du système de sécurité Incendie (centrale incendie) au sein de l'accueil, avec un suivi rigoureux des signalisations, alarmes et défauts éventuels, ainsi que l’alerte des interlocuteurs compétents en cas d’anomalie.

Le poste participe à la surveillance des installations techniques, en assurant la traçabilité des interventions des prestataires de maintenance immobilière et de logistique. L'agent collecte et transmet tout incident technique dans le cadre des procédures établies.

Réaliser des activités de secrétariat

La mission consiste à assurer un soutien administratif structuré au service accueil, en garantissant la qualité, la fiabilité et l’actualisation des documents et des outils nécessaires à son bon fonctionnement quotidien.

* Saisir, mettre en forme et actualiser divers documents sous Word et Excel (annuaires, procédures, tableaux, consignes, supports internes), en veillant à la cohérence de la présentation, à l’exactitude des informations et au respect de la charte graphique de l’établissement.

* Mettre à jour régulièrement l’ensemble des documents relatifs au fonctionnement du service Accueil (modes d’emploi, procédures internes, consignes opérationnelles), afin de garantir la disponibilité de supports fiables pour l’équipe et d’assurer l’harmonisation des pratiques.

* Assurer la gestion et la mise à jour hebdomadaire du planning des salles de réunion, en enregistrant les réservations, en gérant les éventuelles modifications ou annulations et en veillant à optimiser l’utilisation des espaces disponibles.

* Réaliser les opérations d’affranchissement du courrier pour la Faculté DEG, en préparant les envois, en appliquant les règles de tri et de tarification postale, et en garantissant le départ des courriers dans les délais requis.

Utiliser les outils informatiques

L'agent consulte le logiciel des emplois du temps Celcat pour informer les étudiants et les enseignants. L'agent a recours à l’utilisation de la messagerie Zimbra pour organiser et réserver les salles de réunion, coordonner les demandes des différents services, confirmer les créneaux retenus et informer les participants, tout en assurant le suivi et la traçabilité des réservations.

Le poste implique enfin l’utilisation de l’outil Open Fleet pour la gestion et la réservation de la flotte automobile de l’Université d’Angers : enregistrement et suivi des demandes de véhicules, planification des réservations, mise à jour des disponibilités, transmission des confirmations et soutien à l’optimisation de l’utilisation des ressources automobiles.