Assistant(e) de direction - ifsi (h/f)

[66163] CH Rambouillet
- Organiser et gérer les concours infirmier et aide-soignant :
-admissibilité : enregistrer les dossiers, adresser les convocations, organiser les épreuves, installer la salle d'examen ; surveiller les épreuves, enregistrer les notes, communiquer les résultats ;
-oraux : planifier les candidats et les jurys, organiser les épreuves, gérer les salles, communiquer les résultats, enregistrer les confirmations d'inscription ;
-Effectuer la gestion administrative et comptable des dossiers des étudiants.
-Organiser et veiller au bon déroulement des diplômes d'État ;
-Préparer, organiser les instances : réunion de jury, CAC, Conseils pédagogiques, Conseils de discipline ; rédiger les comptes-rendus ;
-Apporter une aide personnalisée à la constitution des dossiers de bourse et des allocations diverses des étudiants ;
-Collaborer avec les formateurs ;
-Assister le directeur dans la construction des projets administratifs et budgétaires ;
-Participer aux réunions d'équipes ;
-Accueillir le public, orienter ou répondre aux appels téléphoniques.
MISSIONS PONCTUELLES
-Répondre aux différentes enquêtes ;
-Participer à l'organisation et à la concrétisation de journées professionnelles ;
PARTICULARITÉS DE LA FONCTION
-Utiliser et respecter un plan de classement et d'archivage ;
-Conseiller et orienter les différents interlocuteurs :
-Utiliser une procédure, un protocole, une réglementation spécifique à son domaine ;
-Concevoir, formaliser et adapter des procédures ;
-Participer aux groupes de travail ;
-Utiliser les logiciels de gestion des dossiers des étudiants, de gestion des concours, des outils bureautiques et de mise en page ;
-Communiquer avec différents interlocuteurs ;
-Concevoir des supports de communication adaptés aux publics et aux évènements ;
-Coordonner des manifestations évènementielles.
Description du profil recherché:
Connaissances particulières :
-Connaissance et utilisation des outils de gestion des étudiants ;
-Bureautique (word/excel/powerpoint .)
-Connaissance des outils web (internet, intranet).
Qualités professionnelles :
-Sens de l'observation ;
-Méthode, sens de l'organisation ;
-Esprit d'initiative, à l'écoute, ouvert et curieux ;
-Diplomatie, aptitude relationnelle ;
-Dynamisme ;
-Capacité d'adaptation, d'analyse, de synthèse ;
-Capacité de travail en équipe et sens des priorités ;
-Rigueur ;
-Discrétion.
Horaires : Horaires normaux
Période de la journée : Jour