Vos missions en quelques mots Positionnement Poste rattaché au Cabinet du Maire, sous la responsabilité du Chef de Cabinet. Missions En tant qu'Assistante du Maire vous jouerez un rôle essentiel dans le soutien administratif du bureau du Maire et dans la gestion efficace des demandes et des rendez-vous des citoyens avec le Maire et ses adjoints. Activités principales 1. Gestion de la boîte "Rencontrer le Maire » : • Accuser réception de chaque courriel reçu dans la boîte "Rencontrer le Maire". • Évaluer l'urgence et la nature des demandes et des sujets abordés. • Proposer des rendez-vous en permanence ou des rencontres avec l'adjoint concerné en fonction de la nature de la demande. • Assurer un suivi rigoureux des demandes pour garantir leur résolution dans les délais impartis. 2. Traitement des appels téléphoniques en lien avec les rendez-vous en permanence : • Répondre de manière professionnelle et courtoise aux appels téléphoniques entrants. • Identifier les demandes relatives aux rendez-vous en permanence et les traiter efficacement. Coordonner avec les membres de l'équipe du Maire pour planifier et organiser les rendez-vous en permanence Profil recherché Profil requis • Excellentes compétences en communication écrite et orale. • Capacité à gérer efficacement les demandes multiples et à établir des priorités. • Maîtrise des outils informatiques et des logiciels de bureautique. • Sens aigu de la confidentialité et de la discrétion. • Capacité à travailler de manière autonome et en équipe. • Excellente organisation et gestion du temps. Informations complémentaires éventuelles : (contraintes, horaires spécifiques, …) • Diplôme d'études supérieures en administration publique, en secrétariat ou dans un domaine connexe. • Expérience préalable dans un rôle similaire, de préférence dans un environnement gouvernemental ou municipal.
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