Officier - mairie d'epinay-sous-senart

Vos missions en quelques mots Suite à un changement de poste en interne, la collectivité d'Epinay-sous-Sénart recherche un(e)officier -agent instructeur guichet unique. Le poste est rattaché à la direction du parcours usagers. La Direction est quant à elle sous l’autorité du-de la chargée de mission Culture Communication & Parcours usagers. Le service est composé de 7 agent et un responsable. Les missions: -Accueillir et renseigner le public -Elaborer, instruire et suivre les dossiers administratifs en relation avec les usagers Service Epinay Famille -Consulter les informations relatives aux familles dans Ciril Enfance. -Réceptionner et contrôler les dossiers pour les inscriptions scolaires. -Remettre la fiche de renseignement et règlement intérieur périscolaire. -Prendre les pré-inscriptions pour les activités périscolaires sur papier. -Réceptionner et transmettre les certificats médicaux « enfants malades ». -Réceptionner les documents nécessaires pour le calcul du quotient familial et de leur renouvellement (Assedic et RSA tous les 3 mois). -Réceptionner les réclamations sur les factures émises. -Assurer la mission de mandataire régie (régulariser et encaisser les factures (espèces, chèques, carte bancaire), sous le contrôle du régisseur unique Affaires Générales : -Réception des inscriptions électorales - Recensement du citoyen. -Prendre des rendez-vous pour les instructions complexes en lien avec la hiérarchie. -Instruction des demandes de titres (cartes d’identité et passeports). -Instruction et délivrances des attestations d’accueil. -Instruction et constitution des actes d’Etat Civil (Naissance, Reconnaissance, -Mariage, Décès, PACS, changement de nom ou de prénom) – Transcription des actes – Avis de mention – -Délivrer les actes d’état civil, les certificats de résidence, certificats de vie. -Etablissement et délivrance des livrets de famille et duplicata. -Réception des dossiers de mariage et de PACS. -Participer aux célébrations de mariage et parrainage. -Instruction des demandes d’inhumation, d’exhumation et de travaux. -Gestion des achats et renouvellement de concessions. -Accueil des familles endeuillées. -Elections : Traitement des inscriptions et préparation des scrutins. -Gestion et suivi du courrier – Affranchissement du courrier. Relations internes : - Les différents services municipaux Relations externes : - Les usagers - Les prestataires extérieurs - La Préfecture - Le Tribunal de Grande Instance Temps de travail hebdomadaire : 37h30 Profil recherché Les « savoirs » : -Techniques d’accueil et de régulation -Techniques d’écoute et de maîtrise des conflits -Connaissance de tous les documents et formulaires nécessaires à la tenue du poste – Maîtrise des logiciels -Gestion du temps -Accueillir les rendez-vous à l’heure Les « savoir-faire » : -Accueillir et renseigner le public -Avoir une attitude adaptée et représenter la Collectivité -Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels -Respecter les procédures organisationnelles -Accompagner les usagers dans leurs demandes Les « savoir-être » : -Capacités relationnelles et rédactionnelles -Travail en équipe -Sens du service public -Discrétion – Droit de réserve -Ponctualité, disponibilité, rigueur, -Considération, respect et courtoisie -Grande disponibilité vis-à-vis du public avec risques de conflits