Responsable service gestion de l’information et des connaissances f/h

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Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale créée en, apporte une assistance médicale à des populations dont la vie est menacée : principalement en cas de conflits armés, mais aussi d'épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou encore d'exclusion des soins.

Le/la responsable du service Gestion de l’Information et des Connaissances participe à la définition de la stratégie SI et la décline en politiques pour son service. Il/elle dirige, anime, coordonne, et gère une équipe pour atteindre les objectifs fixés. II/elle assure le développement et la gestion des SI pour son service et veille au respect des procédures et méthodes d’assurance qualité et sécurité des SI. Il/elle assure la préservation de la mémoire et du patrimoine informationnel et des connaissances.

Principales responsabilités

Sous la responsabilité hiérarchique du Directeur des Systèmes d’Information,

Participer à la définition de la stratégie et de la politique SI :

1. Proposer une stratégie globale de gestion de l’information et des connaissances qui répond aux besoins des différents départements
2. Valider la stratégie avec le DSI et avec le Comité de Direction
3. Définir et mettre en place les politiques terrain et siège documentaires, d’archivage, de gestion des connaissances et de capitalisation
4. Déterminer les projets prioritaires en fonction de cette stratégie SI et en adéquation avec les grandes orientations de l’association

Manager hiérarchiquement son équipe :

5. Recruter, encadrer, conseiller, supporter, motiver, fédérer ses équipes et développer les compétences de ses collaborateurs (chef de projet, Ingénieur SharePoint, chargé de systèmes de gestion de l’info, MIO -Mobile Implementation Officer).
6. Définir, répartir et suivre la charge de travail, en volume et en calendrier, en fonction des prévisions d’évolution des effectifs et des compétences de son service
7. Définir et évaluer les objectifs et les moyens (humains, techniques, financiers, ...)
8. Analyser les suivis d’activité et proposer des solutions d’amélioration continue de la productivité du service
9. Partager les informations et les connaissances, développer la capacité à travailler avec les autres services ou départements dans le cadre de la gestion de projets transverses

Superviser le pilotage du portefeuille de projets de gestion de l’information et des connaissances :

10. Gérer un portefeuille de projets et garantir la cohérence des projets et applications de son périmètre de responsabilité avec celle des autres domaines.
11. S’assurer de la bonne orchestration des impacts entre les projets et avec la stratégie de l’association et celle des autres domaines métiers
12. Évaluer les moyens et les mettre en œuvre en collaboration en manageant des ressources projets : chef de projet SI, chef de projet technique, référent fonctionnel, chargé de change management
13. Piloter la gestion financière (récurrente et projet) en veillant au respect des procédures budgétaires, élaborer et suivre le budget de son service
14. Être responsable de la mise en œuvre d’un plan de communication global de chacun des projets et de son accompagnement au changement

Encadrement des prestataires :

15. Apporter un cadre relationnel et contractuel des prestataires et s’assurer de son respect.
16. Être responsable de l’exécution des services externalisés, superviser l’activité des prestataires
17. Garantir le respect des conventions de niveau de service et de conformité des prestations externalisées

Être le garant d’une gestion de l’information et des connaissances opérationnelles au sein de l’association

18. Assurer une relation effective avec la direction des opérations et les différentes entités terrains
19. Pouvoir répondre avec réactivité aux urgences terrains
20. Représenter la DSI au sein des instances stratégiques relatives locales et globales à la gestion de l’information et des connaissances (CoDir, plates-formes internationales) pour définir une politique de gestion de l’information globale MSF
21. Mettre en place et animer un réseau d’acteurs siège et terrain en charge de la gestion de l’information et des connaissances
22. Mettre en place des communautés de pratiques / forum pour répondre aux besoins métiers

Participer à la prévention et la réponse aux incidents de sécurité siège et terrain :

23. Maintenir en condition opérationnelle l’ensemble des systèmes de gestion de l’information et des connaissances
24. Mettre en place des politiques de sensibilisation et prévention ainsi que et des indicateurs et rapports pour empêcher les incidents de sécurité et de protection des données
25. En collaboration avec d’autres membres de la DSI, participer aux instances de crise et à la stratégie de réponse aux incidents de sécurité IT

Maintenir une veille technologique :

26. Assurer une veille technologique pour maintenir l’adéquation des ressources SI aux besoins (intelligence artificielle, système d’archivage)
27. Dans le cadre du partage des bonnes pratiques, développer le travail avec ses homologues des autres sections de MSF

Activités éventuelles :

28. Contribuer aux différentes activités et projets du service
29. Collaborer et/ou leader des projets conjointement avec le département médical ou le département des opérations

Profil recherché

Expérience :

30. Une expérience professionnelle d’au moins 5 ans dans le domaine de la gestion de l’information et des connaissances, avec une expérience en management d’équipe nécessaire.
31. Une expérience en milieu associatif est souhaitable.

Langues : Français C1 et Anglais (B2 minimum)

Compétences :

32. Bonne maîtrise de la gestion de projet avec toutes ses composantes.
33. Bonnes compétences managériales
34. Maîtrise des logiciels de GED et SAE, et bonne maîtrise de l’environnement technique
35. Bonnes compétences en management d’équipe
36. Très bonne connaissance des principes de gestion de portefeuille de projets
37. Très bonne connaissance de l’élaboration budgétaire (capex, opex, immos, amortissements).
38. Méthode d’animation d’ateliers de formation, compétences pédagogiques
39. Capacité à initier le changement au sein d’un organisme
40. Très bonne connaissance des activités métiers de MSF
41. Maîtriser les outils informatiques :Gestion de projet : Project, PSNext,Outil de reporting (BI) : Cognos, BOOutil de modélisation des processus…

Aptitudes :

42. Leadership, aptitude à coopérer, sens des responsabilités
43. Bon communicant, organisé, rigoureux, qualité d’analyse et de synthèse, qualité d’anticipation, Capacité à identifier les priorités, capacité à convaincre ses interlocuteurs
44. Sens du service, travail en équipe et forte autonomie

Conditions d'emploi

Statut : CDI à temps plein. Poste cadre, basé à Paris avec déplacements ponctuels à prévoir sur les terrains d'intervention MSF (1 à 2 fois par an) et sur les autres centres opérationnels MSF (1 à 2 fois par an).

Rémunération et avantages : 56,1 K€ brut annuel sur 13 mois. 22 jours de RTT par an. Télétravail selon les règles en vigueur chez MSF (2 j/sem.). Mutuelle prise en charge à %. Titres-restaurant de 12€ (prise en charge à 60% par MSF). Prise en charge à 50% de l'abonnement de transport en commun (hebdomadaire, mensuel ou annuel) ou indemnité kilométrique vélo (0,25€ par km, limité à € par an).

Poste à pourvoir : juin .

Date limite de dépôt de candidatures 10 mai