Secrétaire à l'institut de formation des professionnels de santé à 80% (h/f)

RESPONSABILITÉS :

MISSIONS PRINCIPALES
Activités d'accueil au sein du Campus de l'Etoile
o Accueil téléphonique, physique, courriel et orientation des usagers du bâtiment
o Mise à jour des informations diffusées sur l'écran du hall d'entrée
o Programmation de la réservation du Grand Amphithéâtre
o Contribution à la sécurisation du bâtiment et des personnes en appliquant les procédures d'usage
o Collaboration avec le factotum du bâtiment
Gestion administrative d'une promotion d'apprenants en formation initiale d'infirmière ou d'aide-soignante
o Mise à jour des dossiers scolaires et administratifs durant l'année
o Préparation des documents de passage d'année ou diplomation
o Gestion de la partie administrative de l'enseignement clinique
o Saisie des absences
o Suivi de l'inscription UGA en IFSI
o Suivi de remise et saisie des chèques liés aux coûts de formation
o Communication via la plateforme d'enseignement
o Dépôt des résultats d'évaluation sur la plateforme d'enseignement
Activités transversales à l'IFPS
o Rédaction de courriers et compte-rendu
o Participation à la démarche qualité
o Participation aux réunions institutionnelles
o Participation aux temps institutionnels (forums, journée portes ouvertes, cérémonie des diplômes...)
o Participation à l'organisation des épreuves de sélection en formation initiale
o Participation à l'organisation des instances
o Classement, archivage et gestion documentaire
o Lien avec les tutelles de l'institut

EQUIPE, ENVIRONNEMENT
Vous intégrerez, sur une création de poste, une équipe dynamique et volontaire.
Un environnement de travail neuf et connecté, des activités variées au service de la formation des professionnels de santé et de l'enseignement supérieur
Vous pourrez être accompagné(e) à votre prise de poste avec une période de tutorat et vous voir proposer des formations en fonction des besoins.

CONDITIONS PARTICULIERES DE TRAVAIL
Poste à 80% sur la base de 37h00 hebdomadaires
Recrutement en CDI, mutation ou détachement
Poste accessible aux titulaires et contractuels
25 CA, 12 RTT, 2 Congés Hors saison par an
Amplitude horaire variable de 8h à 17h selon planning
Repos week-end et jours fériés
Fermeture de l'institut 1 semaine en fin d'année civile et 1 semaine durant les congés de printemps.
Prise de poste : à compter 05 janvier 2026
Pour rejoindre l'équipe, adressez votre CV et votre lettre de motivation avant le 08 décembre 2025, référence AVP 174-2025, sur le site : ch-alpes-leman.nous-recrutons.fr

PROFIL RECHERCHÉ :

Connaissances, compétences et aptitudes requises :
• Sens des responsabilités, de l'organisation, de l'anticipation
• Rigueur intellectuelle
• Aptitudes relationnelles, honnêteté, diplomatie, écoute, goût pour le travail en équipe
• Esprit d'initiative, autonomie, curiosité, discrétion professionnelle
• Aisance avec les outils informatiques : maîtrise de l'informatique, des outils bureautiques (Word, Excel ...) et logiciels métiers ( formation proposée sur le logiciel principal)