Secrétaire assistant h / f

Avec un parc de 12 500 logements et équivalents, ACTIS, bailleur de la métropole grenobloise, est un partenaire reconnu des collectivités territoriales sur les différents axes d’intervention des politiques locales de l’habitat : gestion de proximité, construction, renouvellement urbain, développement soutenable des territoires, …

Fort d’un collectif de 250 salariés, professionnels de l’habitat, ACTIS axe son projet d’entreprise sur la Qualité : « Qualité de Service » et « Qualité de Vie au Travail ».

Au sein du Pôle Gestion locative, le/la secrétaire assistant.e est chargé.e des missions de secrétariat courant, du suivi administratif des dossiers et travail en lien étroit avec les membres des équipes

Motivé.e pour rejoindre une entreprise attachée à des valeurs partagées autour du bien vivre de ses locataires et de la qualité de vie au travail de ses salariés ?

Vous aimez allier sens du service, organisation et esprit d’équipe ?

Alors rejoignez-nous !

Missions principales

1. Assurer l’accueil du département / service / territoire / Siège : téléphonique et physique
2. Traiter le courrier (arrivée et départ) et courriels.
3. Assurer les enregistrements, rédaction et suivi des réponses aux courriers entrants dans les délais procédures
4. Suivre les parapheurs entrants/sortants
5. Assurer les commandes de fournitures dans le respect des process internes
6. Assurer le traitement, le suivi et la clôture des bons de commande (progiciel dédié)
7. Planifier l’agenda et les rdv du périmètre d’activité
8. Organiser des réunions, évènements ponctuels ou déplacements
9. Effectuer la prise des notes lors des réunions internes et la rédaction du compte rendu
10. Saisir des informations dans les bases de données (progiciel métier…)
11. Rédiger des courriers types ou selon les consignes du manager
12. Rédiger des courriers et faire valider en fonction du destinataire et de l’émetteur
13. Assurer le classement et l’archivage des dossiers selon les procédures internes
14. Contribuer à la mise à jour des procédures et des modèles
15. Traiter des dossiers spécifiques liés à l’activité de son service, département ou territoire
16. Assurer l’interface avec les différentes parties prenantes externes de son service, département ou territoire

PROFIL

17. Bac + 2 en secrétariat / assistant de direction / assistant manager
18. Une première expérience serait fortement appréciée

COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES

19. Rigueur, capacités organisationnelles
20. Compétences de gestion
21. Polyvalence, autonomie
22. Adaptabilité et sens du travail en équipe
23. Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
24. Bonne qualité rédactionnelle – maîtrise de la grammaire et de l’orthographe
25. Discrétion et respect de la confidentialité
26. Aisance relationnelle
27. Capacité à gérer son temps et ses priorités
28. Sens de la qualité de service

ACTIS étudie, à compétences égales, toutes candidatures dans le respect de son engagement pour la non-discrimination et l’égalité de traitement et dans le cadre de la « Charte de la Diversité » qu’il a signée.

CONDITIONS DE TRAVAIL

Rémunération selon profil et expérience : entre 26 k€ et 28,6k€/an sur 13 mois

+Pack rémunération périphérique (intéressement, titres restaurant, mutuelle, aide à la mobilité douce,…)

Temps de travail : 35 heures avec aménagement possible du temps de travail (22 JRTT) et accord sur le télétravail favorisant l’équilibre vie personnelle et vie professionnelle

Pour postuler

Envoyer CV + lettre de motivation par mail à recrutement@actis.fr

Merci de préciser vos prétentions salariales dans votre réponse.