En tant que secrétaire du laboratoire des Réactifs, vous assurez les tâches de secrétariat. Vous assistezle Responsable Régional d’activité de Production de Réactifs et le Cadre Médico-Technique dans leurs fonctions.
Vous Participez au déploiement du système de management des risques et de la qualité (SMRQ) et hygiène, sécurité, environnement et développement durable (HSE-DD) du processus :
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Participer à l’élaboration des procédures et modes-opératoires régissant l’activité en tenant compte des dispositions nationales existantes, saisir les mises à jour des documents selon les consignes données
* Transmettre les documents identifiés scannés aux organismes notifiés (GMED, TUV) par mail,
* Suivre les envois des notifications définitives des organismes notifiés, transmettre les documents en lien avec les libérations de lots (QO, organismes notifiés)
* Suivi de la gestion documentaire en poste
Vous participez à la vie du laboratoire, et êtes en charge de la gestion administrative, technique et logistique :
Gestion administrative:
* Gérer et suivre les RDV pour les visites médicales
* Gérer et suivre les formations
* Saisir les OM et les notes de frais pour la RAA et la RAQ (logiciel dédié)
* Suivre les congés, saisir et suivre les absences autorisées, saisir les absences imprévisibles (HQ) saisir les tickets restaurant dans HQ
* Saisir les mises à jour des fiches de postes suite aux formations, EAE
* Gérer le suivi des habilitations sur les étapes critiques
* Participer à des groupes de travail et actions de formation
Technique :
* Editer les Dossiers de Lot des DMDIV et PUL à fabriquer
* Scanner les documents identifiés pour la libération de lot des DMDIV et les archiver
* Relier les dossiers de lots, rapports et tout autre document à la demande, Classer et Archiver
* Participer à l’étape conditionnement quel que soit le DMDIV en appliquant les procédures en vigueur
* Suivi des enregistreurs de température destinés aux expéditions vers DOM, envoi annuel à OCPM pour maintenance ; suivi des enregistreurs fournis par QO (sauf maintenance)
* Suivi des comptes rendus des contrôles environnementaux des locaux
Logistique :
* Saisir les demandes d’enlèvement. Editer les lettre de voiture (Logiciel dédié) en cas de besoin Réaliser un suivi jusqu’à la livraison des DMDIVs
* Gérer les demandes d’enlèvements avec les Proformas associées pour les expéditions à destination des DOM (logiciel dédié)
Divers :
* Gérer les appels téléphoniques, prises de message et communiquer aux personnes concernées
* Peut être amenée à participer à la rédaction des CR de réunion de service, des revues de processus et direction selon les consignes données
* Gérer l’approvisionnement en consommables papeterie et cartouche
* Réaliser les archives annuelles (logiciel dédié)
* Peut être sollicitée pour rédiger / mettre en forme des consignes, des affiches, des mémos pour l’équipe
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