Agent administratif

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Rémunération indicative Selon grille indiciaire FPT Descriptif de l'emploi AFFECTATION
Résidence Autonomie « Aline DRAPPIER »
Service : Administratif
Durée hebdomadaire de travail : 35 Heures
Du lundi au vendredi (7h/jour)

AUTONOMIE ET RESPONSABILITES
Responsabilités d’encadrement : 7 agents hôteliers

MOYENS TECHNIQUES MIS A DISPOSITION
Bureau, ordinateur, téléphone fixe

Contraintes, Difficultés
-Encadrement d’agents, polyvalence
-Remplacement de la secrétaire de l’EHPAD
-Peut participer au roulement des astreintes administratives Missions / conditions d'exercice Placé(e) sous l'autorité directe de la cadre de santé, vous serez amené(e) à:

1.Accueil des résidents et visiteurs :
-Est le premier point de contact pour les résidents, leurs familles et les visiteurs.
- Fournie des informations sur les services offerts et les activités proposées.

2.Gestion administrative :
- Traitement du courrier, gestion des appels téléphoniques et des emails.
- Rédaction et gestion de documents administratifs : contrats de séjour, fiches de renseignement des résidents, APA, APL, rapports d’activité…
- Classement et archivage.

3.Gestion du planning du personnel :
-Suivi journalier des plannings du personnel.
-Suivi des Conges et récupérations du personnel
-Assure les remplacements si besoin du secrétariat de l’EPHAD

4.Coordination des services :
-Assure la liaison entre les différents services de la résidence et les intervenants extérieurs (cuisine, SSIAD, IDEL, animations, entretien).
-Gère les rendez-vous et les activités pour les résidents.

5.Gestion des dossiers des résidents :
-Tient à jour les dossiers médicaux et administratifs des résidents.
-Assure la confidentialité et la sécurité des informations sensibles.

6.Support aux partenaires (médecins, IDEL, kinés, aides à domiciles…) :
-Aide les partenaires en fournissant des informations administratives nécessaires.
-Participe à la coordination des soins, en prenant en compte les besoins spécifiques de chaque résident.

7.Gestion financière :
- Contribue à la facturation et la gestion des paiements des résidents.
- Suit les dépenses et gère le budget administratif.
8.Communication interne :
-Diffuse les informations importantes aux équipes et aux résidents concernant les changements (mise à jour de la borne de la RA, mise à jour des plans de chambre avec noms des résidents…).
-Participe à l’organisation des réunions et des formations pour le personnel.
9.Planification d'événements :
-Participe à l'organisation d'événements et d'activités pour les résidents dans le but de favoriser l’autonomie et la vie sociale. Profils recherchés Expérience dans le domaine du secrétariat serait souhaitable et dans la facturation serait un plus.

COMPÉTENCES REQUISES

Savoirs
-Accueil et information des résidents et des partenaires,
-Organiser et planifier ses taches,
-Rédaction de documents administratifs

Savoirs faire
-Maîtrise de l’outil informatique (WORD et EXEL, mail …),
-Trier et classer les dossiers,
-Gestion de planning

Savoirs être
-Rigueur.
-Autonomie
-Discrétion et respect de la confidentialité
-Adaptabilité
- Aimer le contact avec les personnes âgées