Assistant de la direction soutien aux opérations et de la dsi h/f

TA-PR-4518

Vous avez le souhait de travailler au sein d'un collectif, dans une entreprise française à taille humaine, à la pointe des technologies ?

Portée par plus de 2000 collaborateurs répartis sur 8 sites implantés dans tout l'hexagone, TechnicAtome conçoit les réacteurs nucléaires compacts des sous-marins et porte-avions de la Marine Française, tout en oeuvrant pour la recherche nucléaire sur des projets innovants tels que le Réacteur Jules Horowitz (RJH).

Etre collaborateur chez TechnicAtome c'est prendre part à l'excellence technique au sein d'équipes passionnées investies et reconnues pour leur expertise. TechnicAtome recrute pour le site d'Aix en Provence son futur Assistant de la Direction Soutien aux Opérations incluant la Direction des Systèmes d'Information.

Rattaché à la Directrice des Opérations, vous assurez l'interface entre les équipes et le management et autres parties prenantes internes / externes, et réalisez les missions administratives confiées.

Vous assurez :
- L'ensemble des missions liées à la gestion du secrétariat tel que :
- Référencement de documents sous PLM (outil de gestion documentaire)
- Accueil des visiteurs et interlocuteurs
- Organisation des réunions, visites, déplacements, missions, événements dont séminaires
- Accès aux sites TA ainsi que le CEA Cadarache
- Gestion du courrier papier et numérique au format crypté le cas échéant
- Les fournitures de bureau, les déménagements, les livraisons des entreprises
- La mise à jour annuelle des plans de préventions pour nos sous-traitants
- La gestion des workflows du Système d'Information (saisie, vérification, suivi des validations)
- La mise en place de toutes les réunions récurrentes
- La tenue à jour des organigrammes, note d'organisation
- La tenue à jour des tableaux de bord (ou base de données)

Dans le cadre de vos missions, vous aurez en charge spécifiquement les actions suivantes :
- Interlocuteur privilégié au sein de TA en matière de gestion des déplacements (communication, soutien aux assistants métiers/projets)
- Assure à ce titre le rôle de Responsable Fonctionnel d'Application de Notilus (outil de gestion des Ordres de Mission et Notes de Frais)
- Animation de la communité utilisateurs
- Incitation et contrôle de la bonne application de la politique voyage
- Recherche d'amélioration continue du périmètre
- Point d'entrée TA pour le pilotage de la relation fournisseurs (agence, aérien, hôtels, train, locations)
- Expression de besoin, suivi de réalisation avec les fournisseurs déplacement (agence de voyages, compagnies aériennes, compagnie ferroviaire, loueurs courtes durées, hôtels, locations longues durées, pétroliers, assurance)
- Gestion des litiges en relation avec le service Achat
- Veille professionnelle et des bonnes pratiques en « Travel Management »

Dans le cadre de votre action, vous favoriserez la bienveillance et la convivialité dans les équipes.