Gestionnaire administratif - appel à projets et suivi de projets (siège) - h/f

Mission principale:

Sous la responsabilité de la responsable du département « financement et suivi de projets », la personne recrutée réalise, de manière polyvalente, des actes administratifs dans le cadre des appels à projets et de suivi de projets, en lien étroit avec la coordinatrice suivi de projets, la juriste, la chargée d’appui financier, et les chargés de mission.



Activités principales:

Aide administrative à la gestion d’un appel à projets (6 à 7 appels à projets/an)

· Enrichissement de la base Access issue d’EVA3, suite au dépôt de dossiers des candidats, en lien avec la responsable du Pôle Fresh et la juriste;

· Etude d’éligibilité administrative des dossiers de candidature;

· Participation aux réunions pour l’évaluation administrative des dossiers;

· Rédaction, mise en forme et envoi de courriers aux candidats non sélectionnés;

· Gestion des déplacements des experts scientifiques (commande de billets, remboursement de frais) et rémunération d’expertises (honoraires) dans le module Notilus et interface SIFAC+ (bons de commande);

· Participe à la rédaction de procédures relevant de son périmètre.



Suivi administratif et financier de projets financés

· Saisie des bons de commandes pour versement des tranches de financement (T1 et soldes) des projets lauréats, aux organismes de gestion, en lien avec le pôle finances de l’ADS;

· Suivi de remise et analyse des bilans financiers, relances;

· Suivi des dépôts des factures avec les organismes de gestion et paiements dans RESANA en lien avec le service facturier;

· Traitement des demandes relatives aux versements de trop perçus en lien avec le service facturier et l’agent comptable principal;

· Mise à jour des tableaux de suivi Excel des projets financés;

· Organisation de réunions avec les chercheurs et gestionnaires, participation aux cafés du BPRP et aux réunions et séminaires des gestionnaires;

· Participe à l’organisation de Webinaires à destination des chercheurs et équipes de gestion.



Activités secondaires

· Participer à l’amélioration des procédures internes et de l’organisation de l’Institut

· Contribution à la mise en visibilité des résultats de recherche



Spécificité(s) et environnement du poste:

· Pas de contrainte particulière