Assistant administratif evènementiel – groupe loisirs f / h

Le Paris Marriott Rive Gauche Hotel & Conference Center dévoile le nouveau lobby Marriott Great Room, un espace vibrant qui vous accueille avec sophistication et confort dès votre arrivée.

Se situant dans le 14ème arrondissement de Paris, notre hôtel possède une localisation stratégique au cœur de la rive gauche.

Doté de 757 chambres (dont 21 suites) et d’un centre de conférence de 4800 m2 d'espaces polyvalents, l’établissement propose un lieu de réception haut de gamme en plein Paris.

Nos équipes chaleureuses et multiculturelles ont à cœur d’offrir un service exceptionnel dans un environnement qui s’adapte à tous les besoins.

Si vous souhaitez faire partie de cette aventure, nous vous invitons à postuler !


Description du Poste

Sous la responsabilité du Directeur Evènements, l’Assistant Administratif Evènementiel – groupe Loisirs a en charge de regrouper et vérifier les factures des groupes loisirs et en lien avec les services Banquets, les différents points de ventes et la Réception, en tenant compte des spécifications de facturation et des demandes particulières du client au regard du contrat final signé.

L’Assistant Administratif Evènementiel – groupe Loisirs assure le suivi de la facturation selon les standards en vigueur.

1. Collaborer étroitement avec le département Hébergement afin de connaitre l’historique des prestations et modifications des groupes loisirs.
2. Encaisser les acomptes au besoin.
3. Ouvrir et fermer les comptes de facturation groupes loisirs.
4. Suivre le dossier groupe loisirs au niveau de la facturation globale jusqu’à l’envoi de la facture.
5. Créer et mettre à jour les factures proforma de tous les groupes loisirs de l’hôtel.
6. Vérifier et s’assurer de la conformité de la facturation.
7. Effectuer la clôture des factures (PMs).
8. Assurer le suivi des factures globales (PM / Pay Master) et participation aux réunions débiteurs (Credit Meeting).
9. S’assurer que les récapitulatifs de facturation sont préparés dans les délais impartis.
10. Informer les différents départements de l’hôtel des régulations à effectuer.
11. Effectuer l’ensemble des tâches de l’Assistant(e) Administratif(ve) Evènementiel lors de ses vacances et de ses jours de congés.


Profil des Compétences et Qualifications Requises

1. Diplôme en comptabilité avec une première expérience significative dans l’évènementiel ou un domaine similaire.
2. Connaissances informatiques (Excel, Word, PowerPoint, Internet, etc.)
3. Connaissances de logiciels hôteliers.
4. Bonne compréhension et expression orale.
5. Bonne compréhension écrite.
6. Maîtrise de l’anglais (lu, parlé, écrit).
7. Capacité à travailler en équipe et à développer les relations avec les autres départements.
8. Rigueur et sens de l’organisation.
9. Autonomie, initiative et haut sens des responsabilités.
10. Respect inconditionnel de la confidentialité des informations.
11. Excellente présentation et qualités relationnelles.

Ce descriptif de poste est non exhaustif et peut évoluer dans le temps selon l’organisation et les besoins de la Société. Le titulaire peut donc être amené à accomplir d’autres missions.

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