Hospitalisation à Domicile (HAD) de l'Assistance Publique des Hôpitaux de Paris (AP-HP), et plus particulièrement le département Pharmacie-Logistique, recherche un(e) secrétaire (H/F) avec pour mission principale d'assurer le secrétariat de la pharmacie, du Pharmacien chef de service et du département.
CCD de 3 mois sur poste vacant. Poste à pourvoir immédiatement.
Missions liées à l'activité pharmaceutique :
- Assurer une permanence de qualité
- Gérer les fournitures de bureau
- Répondre aux appels et savoir les orienter en tenant compte de l'urgence éventuelle
- Gérer le courrier, e-mail et fax : réception, tri et distribution
- Classer, ranger, diffuser divers documents, revues professionnelles...
- Rédiger, saisir et diffuser des courriers
- Concevoir et réaliser des maquettes (ordonnances types, affiche de bon usage...)
- Gérer les retraits de lots : rédaction et diffusion sous contrôle pharmaceutique
- Gérer les Procès-Verbaux de stupéfiants sous contrôle pharmaceutique
- Saisie de données comptables rétrocession et T2A sur logiciel
Missions qualité et gestion des risques :
- Rédiger des procédures
- Mettre à jour les documents dans la GED
Gestion des plannings
- Organiser les réunions (rédaction des avis de réunions, gestion des salles)
- Planifier des RDV selon l'agenda des pharmaciens
Missions liées à l'activité du service :
- Diffuser des notes et lettres d'information sur l'ensemble des Unités de Soins
- Gérer les courriers du département
- Établissement des dossiers RH
Missions spécifiques :
- Rédiger le rapport d'activité et faire du reporting au CAP
- Rédiger des enquêtes de satisfaction, saisir les réponses et mettre en forme les résultats
- Ponctuellement, la secrétaire de la pharmacie peut être amenée à remplacer une secrétaire du département en cas de nécessité de service
Projet :
- Participer aux projets du département en lien avec le responsable du service
Qualités requises :
- Esprit d'équipe - Rigueur - Autonomie - Polyvalence
Experience: 1 An(s) - Expérience secrétariat souhaitée
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planifier des rendez-vous,Classer des documents,Utiliser les outils bureautiques,Établir, mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités hospitalières
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
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