Agent d'accueil et de sécrétariat - savigny le temple

Vos missions en quelques mots L’agent assure l’accueil physique et téléphonique de la Direction des Espaces publics et naturels du Centre Technique Municipal de l’Etain et participe aux tâches administratives Missions : - Assurer l’accueil téléphonique et physique de la Direction en traitant les demandes associées. - Représenter la Direction avec diplomatie et sens du service public. - Saisir les demandes téléphoniques et courriers dans ATAL. - Assurer le suivi complet : transmission aux responsables, relance des partenaires institutionnels (GPS, entreprises…), suivi des retours. - Rédiger les réponses aux riverains en veillant à la qualité rédactionnelle et à la cohérence institutionnelle. Outil « Le parapheur » - Classer, archiver et alimenter les tableaux de bord de suivi. - Prendre en charge l’ensemble des missions de secrétariat courant : - Gestion du courrier (entrée/sortie), classement, diffusion, archivage, - Suivi des DT/DICT (création, envoi dématérialisé, relances, classement), - Organisation des réunions (convocations, préparation de dossiers), - Prise de notes et rédaction des comptes rendus. - Préparer, créer et suivre les bons de commande pour l’ensemble des services de la Direction. - Effectuer le suivi des factures (vérification, rapprochements, tableaux de suivi). - Participer à la préparation budgétaire en lien avec le responsable administratif et financière. - Participer au montage des marchés publics (très important) Suivre les arrêtés du CTM (enregistrement, diffusion, archivage). - Aider ponctuellement à la rédaction d’arrêtés via WebDelib (en binôme avec la RAF). - Gérer les demandes des services municipaux et associations : Réservation de salles, confirmations, archivage, Suivi des mouvements des clés. - Participation à la rédaction d’arrêtés municipaux via WebDelib. • Prise de notes en réunions de direction. • Soutien ponctuel à l’organisation des rotations de bus, en lien avec la RAF et son équipe. • Appui aux extractions ATAL et bilans annuels. • Participation à la logistique bureautique (fournitures, petit matériel informatique). • Participation au suivi RH des effectifs. Profil recherché Savoirs : • Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales. • Avoir des notions en bâtiment, espaces publics, domaine public (un plus). • Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et des outils collaboratifs. • Bases en gestion comptable et budgétaire. • Connaissance des procédures administratives (courriers, arrêtés, DI…). • Techniques rédactionnelles pour courriers administratifs. Savoir-faire : • Accueillir et orienter le public. • Instruire des dossiers et assurer un suivi rigoureux. • Rédiger et mettre en forme documents et courriers. • Analyser une demande, identifier les urgences, prioriser. • Communiquer avec clarté et diplomatie. • Archiver et organiser l’information efficacement. • Gérer des situations de tension ou d’impatience avec professionnalisme. Savoir-être : • Rigueur et sens de l’organisation. • Discrétion professionnelle et devoir de réserve. • Réactivité et capacité d’adaptation. • Esprit d’équipe et coopération. • Autonomie et prise d’initiative. • Maîtrise de soi, gestion du stress. • Sens du service public et diplomatie dans les réponses aux usagers.