Sous l'autorité du Responsable Administratif Financier et en relation avec les différents services de l'entreprise, véritable pilier de l'agence, vous assurez un rôle central dans le bon fonctionnement administratif de la structure.
LES MISSIONS :
Gestion administrative
Participer à l'accueil du public au sein de l'entreprise
Filtrer / Orienter les appels vers les services adéquats et prendre des messages le cas échéant
Gestion du courrier et des mails (ouverture, tri, diffusion .)
Réaliser la saisie et la mise en forme des courriers et documents officiels de l'entreprise
Suivi des sous-traitants : Contrats, gestion des documents contractuels et administratifs
Appel d'Offres, montages des candidatures et dépôt des dossiers (Planification des visites obligatoires.)
Constituer des dossiers de chantier Archivage et enregistrement des documents marchés (OS, avenants.)
Classement et archivage de dossiers
S'informer sur les procédures et les réglementations
Comptabilité Fournisseurs
Rapprochement des factures et bons de commande
Saisir les factures fournisseurs
Gérer les échéanciers
Règlements fournisseurs
Traitement et suivi des litiges
Classement et archivage
Gestion du personnel
Validation et contrôle des données salariales : saisie des heures, saisie des absences, saisie des variables (panier, trajets.)
Mise à jour des plannings (abs, CP .)
Gestion des contrats d'intérimaires
Être apte à réaliser d'autres missions non précisées ici sur demande de la Direction en fonction des exigences clients et des contraintes organisationnelles internes.
Profil :
Vous savez prioriser vos tâches, Vous gérez plusieurs dossiers en parallèle, avec des exigences de qualité et de délais.
Vous êtes autonome dans vos tâches mais appréciez d'être en relation avec plusieurs services
Vous êtes à l'aise à l'oral et à l'écrit
Vous êtes discret et courtois
Niveau d'études / qualification / poste :
Type de contrat : CDI
Poste à pourvoir sur AUCH
Durée Hebdomadaire : 39 heures
A partir : Dès que possible
Salaire : A partir de 13€ bruts/h + mutuelle + Intéressement
Expérience : 2 ans exigée idéalement sur un poste similaire.
Qualification : Employé qualifié De Bac à Bac +2 (Type : BTS Assistant de gestion PME ou équivalent)
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