Chargé de scolarité

Contexte

Un poste de chargé(e) de scolarité est ouvert en CDI à l’Ecole Européenne de Sciences Politiques et Sociales (ESPOL) dans le cadre d’un remplacement. Prise de fonction: le plus rapidement possible.

Missions

Accueil et interface avec l’extérieur

* Accueillir, renseigner et orienter des personnes (étudiant(e)s, enseignant(e)s, etc.).
* Favoriser un environnement propice à un accueil agréable et approprié.
* Recevoir les étudiant(e)s et les enseignant(e)s pour toutes questions relatives à leurs études (absences, choix d’option, groupes de TD, problème particulier, etc.) et missions, avec le souci de répondre aux mieux à leurs questions et de les aider à résoudre les problèmes.

Lien et suivi des étudiant(e)s

* Assurer le lien entre les étudiant(e)s et les enseignant(e)s en collaboration avec la responsable de scolarité et la direction pédagogique.
* Assurer le suivi des étudiant(e)s et alerter la responsable de scolarité et la direction pédagogique en cas de difficulté (absences, notes, difficultés particulières).

Gestion administrative de la scolarité

* Transcrire, mettre en page, reproduire, diffuser et/ou archiver des documents de diverses natures (courriers, notes, tableaux, planning étudiant et enseignant, etc.); notamment diffuser des informations à destination des étudiant(e)s sur le site Agora ou mail.
* Réceptionner, trier, transmettre/envoyer les copies à corriger; suivre, réceptionner, saisir, publier les notes.
* Gérer la production de polycopiés des guides d’étude, en lien avec le service reprographie via le logiciel adéquat.
* Encoder les maquettes pédagogiques ainsi que les modalités d’évaluation de chaque matière sur Agora. Diffuser. Préparer et mettre en forme les emplois du temps, puis les saisir dans l’outil dédié pour la réservation des salles.
* Gérer au quotidien les modifications, annulations et ajouts de cours ou autres modules.
* Contrôler les absences conformément au règlement des études d’ESPOL. Alerter la responsable de scolarité ou la direction pédagogique si absences répétées.
* Créer et suivre les éventuelles modifications des groupes de TD/TP/cours optionnels.
* Paramétrer, éditer et diffuser les bulletins et tableaux de jury de délibération.
* Préparer les dossiers des cas particuliers pour délibération/étude lors des jurys (relevés des notes, évaluations, etc.).
* Organiser l’information des redoublants, gérer le choix des matières à repasser et les questions qui en découlent en lien avec la responsable de scolarité et la direction pédagogique.

De manière générale, réaliser les actions nécessaires au bon fonctionnement de l’année universitaire.

Organisation logistique

* Veiller à la bonne tenue des moyens pédagogiques et relayer les dysfonctionnements au service compétent.
* Collaborer avec la responsable de scolarité lors de l’organisation des examens, jurys et le contrôle continu: planification, édition des listes d’étudiants, réservation de salles et matériels, remise des copies, encodage des notes, etc.
* Veiller au bon déroulement des cours, organiser les rattrapages éventuels des séances non-enseignées et veiller à la réalisation des heures totales par cours. Informer la responsable des études en cas de difficulté.
* Recueillir les besoins et gérer la réservation des matériels et salles dans un souci d’optimisation de l’occupation des locaux ; modifier les attributions de salles si nécessaire. Mettre en place les salles pour les cours / examens et vérifier la disponibilité des matériels.
* Préparer et organiser divers évènements liés aux étudiant(e)s (réunion de consultation de copies, évaluation des enseignements, etc.):
* Assurer un soutien à l’organisation d’évènements organisés au sein de l’entité (remises de diplômes, portes ouvertes etc.).

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

Pour réussir ce job, il faut :
Aimer avoir un quotidien très rythmé.
Savoir faire preuve de patience et de réactivité pour gérer les situations urgentes.
Savoir travailler en équipe.
Aimer être au contact de différents interlocuteurs (étudiants, parents, enseignants, prestataires, services internes)
Avoir une appétence pour les outils informatiques, logiciels et être un as d'Excel surtout pour la gestion des plannings (si vous avez un très bon niveau à Tetris c'est un avantage) et pour les formules de bases.
Avoir un niveau B1 en anglais

Ce que nous proposons :
Salaire de 2092 euros bruts mensuels sur 13 mois
Sur la base d'une année complète : 27 jours de RTT et 30 jours de CP
Carte titres restaurants EdenRed (valeur faciale du titre : 10 euros)
Forfait mobilité durable donnant droit au remboursement des frais de transport via abonnements à hauteur de 75%
Télétravail donnant droit à une journée de télétravail par semaine sous réserve de l'activité du service et des périodes fortes dans l'année.
Evénements fédérateurs pour l'ensemble du personnel
Divers bons cadeaux offerts par le CSE (bons cadeaux, chèque culture, chèque vacances...).

Fondée en 1875, l’Université Catholique de Lille est un établissement pluridisciplinaire unique en France qui fédère 5 Facultés, 18 Écoles, Grandes Écoles et Instituts, avec plus de 43 000 étudiants dans 350 parcours de formation en 2025. L’Université Catholique de Lille intègre également un groupe hospitalier et des établissements médico-sociaux (près de 2000 lits et places au total), et des quartiers d’innovation sociale. Plus grande Université privée associative à but non lucratif de France, elle s’appuie sur des valeurs humaines et chrétiennes qui l'animent depuis l'origine. En lien étroit avec ses partenaires, elle est actrice des transitions du monde contemporain par ses projets de recherche, d’entrepreneuriat, d’inclusion des populations les plus vulnérables et de transition énergétique et sociétale. L’Université est une association reconnue d’utilité publique (labellisée EESPIG et ESPIC). Sans actionnaire, non-lucrative, ses résultats sont 100% réinvestis pour créer ou pérenniser des actions sociales et au service de l’innovation.

En chiffres (en 2025)

* 5 Facultés
* 18 Écoles, Grandes Écoles et Instituts
* 43 000 étudiants
* 350 parcours de formation
* 1 groupe hospitalier et des établissements médico-sociaux (près de 2000 lits et places au total)
* 2 quartiers d’innovation sociale
* 15 chaires de recherche
* +580 universités partenaires à l’international