Secrétaire de direction

Le poste

est à pourvoir dès le lundi 4 mai.

En tant qu’assistante de direction, votre mission consiste à traiter, exploiter et suivre une partie des informations relevant de la direction, en étroite collaboration avec le directeur général, que vous assistez dans la limite de vos attributions et selon ses instructions. Votre fonction comporte également la gestion de certains dossiers spécifiques, relatifs à la vie de l’association, aux dossiers d’autorisation, aux assurances, aux contrats de prestations ou de fournitures, à la gestion logistique ou du personnel.

Vos missions :

1. Traitement du courrier arrivé et des opérations postales.

2. Traitement du courrier (postal et électronique sur boîte Direction) du Directeur Général, organisation du classement et archivage.

3. Accueil téléphonique et gestion de l’agenda du Directeur Général.

4. Convocation des instances de l’Association (CA & AG), confection des procès verbaux et des délibérations.

5. Convocation des IRP et assimilées.

6. Gestion de la formation professionnelle (suivi de l’élaboration et de l’exécution du plan de formation, demandes de prise en charge et de remboursement OPCO Santé, rapprochements comptables, questionnaire satisfaction)

7. Gestion des entretiens professionnels du personnel et de leur suivi informatique avec les formations réalisées (Octime)

8. Déplacements, inscriptions congrès/formations et hébergement du personnel : enregistrement des dossiers, contrôle et suivi des frais.

9. Confection des rapports annuels de l’Association.

Profil recherché

COMPETENCES CONNAISSANCES REQUISES

SAVOIRS :

10. Techniques de secrétariat et bureautique

11. Outils de communication verbale/écrite

12. Règles générales de droit social et de droit de la santé

SAVOIR-FAIRE :

13. Réceptionner le courrier et les appels téléphoniques, en assurer le filtrage et la transmission

14. Rédiger des notes ou correspondances à partir de consignes orales ou manuscrites

15. Gérer matériellement les contacts de son supérieur hiérarchique

16. Assurer le suivi des dossiers administratifs principaux (patrimoine, autorisations, etc.)

17. Connaître les particularités techniques du droit social applicable et des règles de la formation professionnelle

18. Organiser son poste, dans le temps et dans l’espace (y compris archivage)

MENTALITES ET COMPORTEMENT REQUIS

19. Accueillante

20. Patiente

21. Capacité à hiérarchiser les urgences

22. Discrétion et respect de la confidentialité

Toutes nos qualifications se déclinent au féminin et au masculin.


En rejoignant notre équipe, vous aurez l'opportunité de travailler dans un environnement bienveillant et solidaire, tout en contribuant au bien-être des résidents et à la qualité des services offerts.

Vous vous reconnaissez dans notre état d’esprit tourné vers l’humain et souhaitez-vous investir à nos côtés ?

N’hésitez plus, contactez-nous !

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