La Coopérative U regroupe l'ensemble des activités commerciales et des fonctions supports au service des Magasins U. Ainsi, c'est au sein de la Coopérative que sont gérés les achats des filières alimentaire, textile, bazar et les achats non marchands. La Coopérative U regroupe aussi les fonctions transversales telles que la communication, le merchandising, le marketing, la finance, les relations avec l'environnement institutionnel et professionnel Envie de rejoindre une équipe dynamique au coeur de la stratégie de marque et de communication de la Coopérative U ? Nous recherchons un ou une Assistant(e) de Direction pour soutenir simultanément la Direction Marque et Communication et la Direction Concept.
Assurer l'assistance administrative et organisationnelle :
- Gérer les agendas des responsables N-1 en coordonnant les réunions, les rendez-vous et les déplacements professionnels,
- Rédiger, mettre en forme et diffuser les comptes rendus, les présentations des instances chaque mois,
- Traiter et suivre les demandes administratives, notamment la gestion des courriers entrants et sortants, des emails et des appels téléphoniques.
Organiser les réunions et événements interne :
- Préparer les réunions et événements internes (ordre du jour, réservation des salles, envoi des invitations),
- Assurer la logistique des événements internes (coordination avec les prestataires, gestion des fournitures, suivi des facturations, récupérer le courrier, gestion du matériel informatique),
- Déplacement interne de la Direction (réservation billets de train, hôtel, billet avion et location de voiture),
- Prendre en charge l'organisation des événements spécifiques au service (séminaires, déjeuner)
Coordonner les activités transversales :
- Servir de point de contact pour toutes les Directions,
- Participer au suivi des projets transverses en collaboration avec les équipes internes et externes,
- Assurer un rôle de soutien dans la coordination et le respect des deadlines pour les projets prioritaires.
Gérer les relations avec les prestataires et fournisseurs :
- Suivre les commandes, devis et factures en lien avec les prestataires et fournisseurs,
- Maintenir un lien avec les agences partenaires ou autres prestataires liés aux activités du service,
- Assurer la mise à jour et l'archivage des contrats ou documents administratifs associés,
Appuyer la communication interne et externe du service :
- Aider à la préparation des supports de communication (actu hebdo, présentations),
- Contribuer à la mise en place et au suivi des actions de communication internes (événements, publications)
- Assurer le relais des informations clés auprès des équipes du service et des autres Directions,
- Réseaux Sociaux : Poster les affiches dynamiques sur différentes plateformes pour les magasins, publications (facebook, instagram et youtube),
- Création des commandes chaque mois pour le service Media
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