Description du poste :
CDD de 2 mois renouvelable.
Principales tâches & activités***Pla nification des équipages (mission et convoyage), en fonction des impératifs opérationnels et commerciaux et des butées individuelles des pilotes (validités qualifications, passeports (à 6 mois de l'échéance), visas, cartes de séjour, work permit, etc.). Informer les pilotes de leurs activités missions générales.
* Information bimensuelle aux missions de l'évolution de la planification des pilotes.
* Gestion des déplacements des pilotes sur mission en relation avec l'agence de voyage (billets d'avion et/ou de train, hôtels, etc.), obtention de tous les documents de voyage (visas, carte de séjour etc.), transmission au pilote de tous les documents nécessaires avant chaque départ.
* Suivi et mise à jour des dossiers (papier et informatique) des formations des pilotes (archivage des contrôles, entrainements, licences, qualifications, relevé d'expérience, autorisation, approbation, dérogations) et mise à jour du logiciel de suivi de qualifications des équipages.
* Rédaction des CV actualisés des pilotes pour les réponses aux appels d'offre.
* Gestion des demandes d'approbation des équipages quand requis contractuellement.
* Préparation des convoyages, coordination avec les services SNT HEL, avec l'assistance choisie, notamment facturation et la diffusion de l'information sur le déroulement du convoyage (réservation et la réception des billets d'avion ou de train, des hôtels pour les pilotes planifiés).
* Toute assistance administrative : mise en page et diffusion de notes, compte rendu, courriers, suivi des cartes carburant et relations avec les fournisseurs, commande des fournitures et des documents aéronautiques sur demande (cartes par exemple), etc.)
* Être capable de remplacer l'Assistante Opérations Formations et l'Assistante Suivi Activité sur certaines tâches .
* Est garant de la politique environnementale de la société, et s'inscrit dans une démarche d'amélioration continue des procédures dans son domaine
Description du profil :
Savoir Faire***Maitrise du Pack Office.
* Idéalement connaitre le logiciel Visual Planning.
* Maitrise de l'anglais lu/écrit/parlé.
Savoir Être***Capacité à appliquer les procédures/politiques de la société.
* Disponibilité, rigueur, organisation et autonomie.
* Avoir un gout prononcé pour le relationnel.
* Sens de l'adaptation et de l'urgence.
* Savoir travailler en collaboration avec plusieurs services.
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