La première mission d’un chargé de gestion locative est d’assurer la tranquillité d’un propriétaire, qui est déchargé de tous les aspects liés à la location et à l’entretien de son bien immobilier.
Dans un premier temps, le gestionnaire locatif récupère le dossier d’un nouveau propriétaire et le saisit dans le logiciel de gestion. Il rédige le mandat de gestion, rassemble les pièces nécessaires à la gestion du dossier.
Lors de l’entrée dans les lieux de nouveaux locataires, il réceptionne le dossier du locataire issu des conseillers immobiliers location, vérifie la présence de toutes les pièces nécessaires, et saisit ce dossier dans le logiciel de gestion. Le cas échéant, il sollicite l’accord de l’assurance loyers impayés, et peut réaliser les états des lieux d’entrée, s’ils ne sont pas effectués par les conseillers location ou par une société externe.
Par la suite, le gestionnaire locatif s’occupe de tous les aspects, hors comptabilité, liés à la location du bien immobilier.
Il réceptionne et traite les demandes des propriétaires et des locataires; il répond aux questions courantes de chacun.
En cas de questions techniques nécessitant des travaux, il sollicite des entreprises sous-traitantes pour réaliser des devis ou des travaux, et suit, après accord du propriétaire, leur réalisation jusqu’à réception. Il détermine également la cause des dommages, si nécessaire.
Le chargé de gestion locative veille au respect par le locataire de ses obligations principales, notamment le respect des règles de copropriété, l’entretien du bien, et le paiement régulier du loyer. Il peut adresser des relances pour les attestations d’assurance, d’entretien, ou pour le paiement du loyer.
Il prépare aussi les dossiers précontentieux et contentieux, en collaboration avec les juristes ou avocats spécialisés en droit immobilier, en cas de non-respect des obligations par le locataire.
Par ailleurs, il conseille les propriétaires sur leurs obligations vis-à-vis des locataires. Il organise la réalisation par un diagnostiqueur des diagnostics obligatoires, en veillant à leur validité dans le temps.
Lors du départ du locataire, il réceptionne et gère les congés donnés, informe les propriétaires et le service comptable des modalités du départ, notamment la date de fin du préavis. Il informe également le conseiller location pour la relocation, et suit le dossier jusqu’au départ effectif, pouvant réaliser l’état des lieux de sortie si nécessaire.
Il rédige aussi les courriers informant les propriétaires de la date d’expiration du bail ou d’événements importants liés au bien immobilier.
Chaque année, il collabore avec le comptable pour préparer les documents nécessaires à la déclaration des revenus fonciers.
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