La mission du Service de la Formation Continue et de l'Apprentissage (SFCA) est de coordonner et d'animer pour l'université la mission de formation continue et d'apprentissage déclinée dans toutes ses composantes. Ce service commun permet, avec l'engagement des équipes pédagogiques, de répondre à l'une des missions de l'université : accompagner tout au long de la vie les actifs vers l'obtention d'un diplôme ou d'une certification pour faciliter leur évolution professionnelle ou leur retour en emploi. Par ailleurs, le développement de l'apprentissage propose une véritable alternative de formation. Le SFCA est constitué de 35 agents; il accueille plus de 5000 stagiaires et auditeurs par an.
Vous serez rattaché-e hiérarchiquement au Responsable du pôle financier/Responsable du pôle alternance.
Vos missions :
Etre un appui aux opérations de dépenses :
- Faire les demandes de devis en respectant les règles des marchés publics
- Emettre les bons de commande, attester les services faits et emettre les demandes de paiement dans le logiciel de gestion financière (SIFAC)
- Assurer le suivi des dossiers de paiement avec l'agence comptable de l'université
- Mettre à jour les tableaux de suivi des dépenses et suivre le budget
- Assurer le suivi des factures reçues sur Chorus Pro
Procéder aux opérations de recettes :
- Réceptionner les conventions, contrats, prises en charges financières et fiches d'inscriptions
- Enregistrer les contrats dans le tableau de bord de suivi facturation
- Contrôler et faire mettre à jour le fichier clients dans SIFAC
- Mettre à jour FCA au niveau des codes tiers
- Assurer la saisie des commandes de vente et l'émission des recettes
- Mettre à jour le tableau de bord de suivi des factures émises
Assurer la gestion administrative des formations en alternance :
- Accueillir, orienter et informer les divers publics (enseignants, étudiants, stagiaires, alternants, partenaires extérieurs, Opco)
- Mettre en œuvre des procédures de gestion (alternant/entreprises/OPCO) : création, contrôle et mise à jour des calendriers en lien avec les emplois du temps, envoi et traitement des fiches mission, conventionnement, mise en place et récupération des émargements, réalisation des attestations de suivi et d'assiduité, utilisation de l'outil de gestion dédié, alimenter des bases de données.
Réaliser la facturation des contrats d'alternance:
- Suivre et saisir les émargements dans l'outil de gestion. produire les éléments nécessaires à la facturation (détails de prestation) et travailler en transversalité avec le service financier Saisir les données dans les différents tableaux de bord et les mettre à jour.
- Constituer les dossiers dématérialisés dans un fichier numérique partagé.
Compétences attendues :
- Fonctionnement d'un établissement public
d'enseignement supérieur
- Techniques de communication écrite et orale
- Techniques d'élaboration de document
- Culture administrative et compréhension des procédures
Conditions de diplômes : Bac minimum en finance ou comptabilité
Expérience requise : 1 an sur des missions similaires
- Type de contrat : CDD
- Temps plein
- Date de prise de poste : Septembre 2025
- Durée : 12 mois
- Localisation du poste : Université Toulouse - Jean Jaurès, Campus du Mirail 5 - allée Antonio Machado 31058 Toulouse
- Rémunération : 1855,89 € bruts/mois à 1919,89 € selon expérience
- Date limite de candidature : 17/08/2025
- Catégorie/Corps : catégorie B
Le poste est ouvert aux personnes en situation de handicap
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