Assistant administratif et financier du gcs hugo (h/f)

[66433] Centre Hospitalier Universitaire d'Angers
Accueil
-Réception, traitement, orientation et suivi des appels et messages téléphoniques,
-Accueil et orientation des personnes se présentant au secrétariat du GCS HUGO.
Gestion du courrier
-Réception du courrier,
-Enregistrement et expédition des courriers reçus et envoyés,
-Diffusion aux personnes concernées par le traitement des documents enregistrés,
-Suivi du courrier avec les destinataires concernés.
Gestion des agendas/planning
-Organisation et suivi des agendas des membres de la coordination en relation avec les secrétariats respectifs,
-Communication des modifications d'agenda aux membres de l'équipe concernés,
-Rappel des rendez-vous et des réunions en cas de besoin,
-Préparation des dossiers nécessaires aux rendez-vous.
Organisation et préparation des instances, évènements
-Organisation des instances récurrentes importantes, en particulier :
-Assemblée Générale du GCS HUGO,
-Comité d'orientation scientifique GIRCI (COS),
-Bureaux du GCS HUGO.
-Réservation des salles de réunions et de visioconférence,
-Etablissement et expédition des convocations,
-Préparation des éléments graphiques (reprographie),
-Commande de prestation (restauration, logistique, transport, hébergement).
Organisation des déplacements des membres de l'équipe à l'extérieur
-Préparation et suivi des ordres de mission, titres de transport,
-Vérification des états de frais de déplacement.
Gestion administrative
-En application de la charte graphique du GCS HUGO, réalisation :
-des courriers,
-des comptes rendus de réunions,
-des documents de travail.
-Réalisation de diaporamas pour la présentation de dossiers en réunions
-Circuit de signature :
-Gestion du processus de validation des documents (contrats, bons de commande, rapports).
-Organisation et suivi des signatures électroniques et manuelles,
-Archivage des documents signés
-Assurer le suivi GTT de l'équipe en lien avec la DRH.
Suivi financier :
-Émission des factures (création, envoi, suivi des paiements),
-Vérification des informations sur les factures (TVA, montants),
-Gestion des ajustements de prix, remises et retours,
-Préparation des virements,
-Enregistrement et transmission des pièces justificatives pour les clôtures mensuelle et annuelle,
-Rapprochement bancaire.
Administration du réseau & extranet du GCS HUGO
-Mise à jour des informations,
-Relation avec le prestataire informatique.
Organisation et fonctionnement du secrétariat
-Participation aux réunions de service,
-Présentation de l'avancement des dossiers,
-Proposition de toute mesure susceptible d'améliorer le fonctionnement du secrétariat.
Description du profil recherché:
FORMATION ET/OU QUALIFICATIONS REQUISES
Diplôme Bac +2 de secrétaire ou assistanat de direction ou équivalent
CONNAISSANCES PARTICULIERES SOUHAITEES
· Connaissance de l'environnement de la recherche clinique,
· Connaissance en anglais souhaité : lu, écrit, parlé.
QUALITES PROFESSIONNELLES ET PERSONNELLES REQUISES
· Organisation : Une excellente capacité à gérer les priorités, à planifier les tâches et à respecter les délais.
· Rigueur : Un souci du détail et de précision dans la gestion des documents administratifs, des factures et des processus de validation.
· Discrétion et confidentialité : Une grande capacité à traiter des informations sensibles en toute confidentialité, notamment dans la gestion des dossiers administratifs et financiers.
· Capacité à travailler en équipe : Un bon esprit d'équipe et la capacité à collaborer efficacement avec les autres membres de l'organisation, notamment les responsables de coordination, les collègues du secrétariat, et les prestataires externes.
· Adaptabilité et flexibilité : Savoir s'adapter à des changements de planning ou de priorités, gérer des urgences & imprévus et ajuster son travail en fonction des besoins de l'équipe.
· Esprit d'initiative : Être proactif (ve) et capable de suggérer des solutions ou des améliorations pour faciliter les processus administratifs et améliorer le fonctionnement du secrétariat.
· Communication claire et efficace : Une capacité à exprimer ses idées de manière claire, tant à l'oral qu'à l'écrit, et à s'assurer que toutes les informations sont bien comprises par les différents interlocuteurs.
SAVOIR-FAIRE REQUIS
· Maîtrise des techniques de gestion documentaire : Capacité à organiser, classer, enregistrer et suivre les documents administratifs et financiers (courriers, factures, rapports, contra