Assistante de direction

Vos principales responsabilités sont la gestion d'agenda, l'organisation des voyages nationaux et internationaux (y compris les visas), le traitement des dépenses, et la réconciliation des cartes de crédit, en appliquant les outils, les politiques et les stratégies de notre client.

Vos missions :

Agenda

· Gestion des invitations à des rendez-vous (résolution des conflits, alertes en cas d'annulation et gestion des situations urgentes)

· Organisation de réunions et événements (internes et externes) ; réservation de salles et de repas si nécessaire

Voyages

· Organisation des voyages (préapprobation des voyages, évaluation des voyages transfrontaliers (CBTA), visa, billet d'avion, location de voiture, réservation d'hôtel, taxi, etc..)

· Sujets liés aux missions internationales (lorsque applicable)

Dépenses

· Remboursement des frais (CONCUR), gestion des cartes de crédit professionnelles Citibank

· Achat de services et de biens (préapprobation des dépenses, articles du catalogue et autres achats)

· Remboursements médicaux (lorsque applicable)

Support de correspondance et communication

· Gérer et prioriser la correspondance entrante et sortante.

· Réception et tri des emails Outlook, messages Slack, courriers.

· Courrier express (FedEx/DHL) et redirection lorsque appropriée, via le contact sur site