Un assistant pour le directeur général des services (f/h)

RESPONSABILITÉS :

Au sein de la Direction Générale des Services, et dans le cadre d'un travail en binôme, vous assurerez les missions suivantes :
Assistance directe du Directeur Général des Services:
• Assurer la gestion proactive de l'agenda : prise de rendez-vous, organisation de réunions, organisation des éventuels déplacements, préparation de dossiers en amont des réunions, gestion des priorités et des urgences.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique : réception, traitement et diffusion de l'information (appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre, rechercher et diffuser l'information).
• Gérer et actualiser les fichiers contacts.
• Réaliser et mettre en forme les documents.
• Assurer l'interface avec les assistantes du Cabinet du Maire/Président, les différentes directions et les organismes extérieurs.

Gestion administrative et suivi des dossiers:
• Recevoir, trier et enregistrer le courrier quotidiennement sur le logiciel Zeendoc.
• Assurer la gestion dématérialisée des réservations de salles et des congés.
• Gérer les boites mails du DGS et de la Communauté d'Agglomération : transmission aux services et traitement des demandes relatives à la direction.
• Classer et archiver les dossiers.
• Vérifier les circuits de signature et les parapheurs.
• Assurer le suivi des décisions du Maire et du Président ainsi que les délégations de signatures.

Suivi administratif et organisation des séances des conseils municipaux et communautaires :
• Assurer l'interface entre le DGS et les services : centralisation des projets de délibération, relance des services en garantissant le respect des délais, vérification des circuits de validation.
• Pré-relecture et vérification des projets de délibération et des pièces annexes, puis établissement de l'ordre du jour, avant transmission au DGS.
• Mettre en forme les délibérations, réaliser les diffusions dématérialisées au contrôle de légalité et transmettre les délibérations auprès des services et des administrations.
• Envoyer les convocations dans les délais règlementaires.
• Gérer et contrôler l'affichage des délibérations, en assurer l'archivage structuré.
• Assurer la prise de note et la rédaction des procès-verbaux des conseils municipaux.
• Suivre et mettre à jour les registres des conseils municipaux ainsi que les désignations aux commissions et organismes.
• Assurer le suivi des conventions.

PROFIL RECHERCHÉ :

• Titulaire d'un diplôme de niveau Bac +2 minimum dans le domaine administratif et/ou justifiant d'une expérience équivalente.
• Maitriser l'outil informatique et les techniques bureautiques.
• Maîtriser les techniques de prise de note.
• Posséder des connaissances juridiques relatives au fonctionnement des collectivités locales.
• Faire preuve d'une grande aisance relationnelle et rédactionnelle.
• Être rigoureux, organisé et force de proposition.
• Savoir faire preuve de discrétion.
• Posséder une bonne gestion de l'urgence.
• Avoir une appétence pour les nouvelles technologies.
• Disponibilité pour les réunions de fin de journée

Poste éligible au télétravail.

Candidatures (lettre de motivation + CV) à transmettre avant le 11/04/2026 sur le site :
https://grandsaintdizier.nos-recrutements.fr/jobs?page=1
à l'attention de Monsieur le Président de la Communauté d'Agglomération