Sous la responsabilité du directeur développement construction neuve, vous assurerez les missions suivantesAssurer le secrétariatAssure la mise en forme de documents et prépare des documents pour les réunionsTient les agendas d'un ou de plusieurs collaborateurs (gestion du temps et du planning des congésCollecte et organise des informationsOrganise des réunions (au sein de l'organisme ou à l'extérieur) et en rédige le compte renduClasse, archive les documents liés à l'activité du serviceEnregistre, trie et diffuse le courrier entrantAssure l'accueil téléphonique et physique des partenaires, locataires et fournisseursPrépare des tableaux de bord avec indicateursGère les commandes de fournitures du serviceConsolide les indicateurs de suivi de l'activitAssurer l'assistance administrative et technique de l'équipeAssiste les équipes dans l'élaboration, le suivi et la mise à jour des avenants marchés (tableau de bord, fiche de liaison, modèle type) et des OS travaux dématérialisés et fait le lien avec le service marché et paiement/comptaAssiste les équipes dans le suivi des actes de sous-traitance en lien avec les services marchés et paiement/comptaSaisie les bons de commandes/bons de travaux dans ULIS en lien avec les chargés d'opérationsAssiste les chargés d'opérations dans la constitution et le suivi des dossiers administratifs et techniquesPropose des documents types et des améliorations de documents existantsGère et suit les autorisations d'urbanisme: saisit les informations relatives aux autorisations d'urbanisme dans GMBI, établit les déclarations H1 et H2, gère le dossier d'affichage et de dépôt du permis de construire ainsi que les attestations de non-retrait et de non-recoursGère la déclaration d'ouverture de chantier et la déclaration d'achèvement et de conformitFournit un appui au service communication sur les éléments de communication des projetsPeut participer, en lien avec les chargés d'opération, les chargés de suivi de chantier et les chargés de mise en exploitation, au suivi de la garantie de parfait achèvement (GPA).
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