RESPONSABILITÉS :
POSITIONNEMENT
Le poste est placé sous la responsabilité hiérarchique de la responsable administrative.
MISSIONS
ACCUEIL ET ADMINISTRATIF (80%)
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
- Appliquer la réglementation liée à l'accueil spécifique aux Zones à Régime Restrictif (ZRR),
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la ZRR,
- Saisir et suivre les demandes d'envoi de colis, dont les demandes de transport de matières dangereuses,
- Suivre les réceptions de colis, en lien avec le service gestion, en suivant les règles du plan vigipirate,
- Suivre les actualités du laboratoire et anticiper les besoins, notamment en termes de mise en place des salles de réunion,
- Saisir, mettre en forme divers documents (courriers, rapports), les reproduire et les diffuser,
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'accueil,
- Assurer le relais et le suivi de tickets « patrimoine » simples, en lien avec les personnes chargées du lien avec le service patrimoine,
- Classer et archiver des documents, notamment ceux du service gestion,
- Assurer la surveillance de la centrale technique (incendie, intrusion, défaut batterie, ...) en lien étroit avec les équipiers sécurité, les secours ou les services centraux selon les problèmes détectés.
LOGISTIQUE (20%)
- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes,
- Aide au déplacement d'installations techniques,
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier,
- Mettre à jour la signalétique (étiquettes bureaux et boîtes aux lettres) en fonctions des départs et des arrivées,
- Alimenter le papier aux imprimantes de tout le laboratoire,
- Suivre les prêts de grilles d'affichage et aider à leur déplacement si besoin.
Spécificités du poste :
Contraintes horaires : service accueil ZRR partagé avec une collègue. L'organisation des vacances personnelles doit être concertée entre les deux agents pour qu'il y ait toujours l'une des deux personnes présente à l'accueil.
PROFIL RECHERCHÉ :
Connaissances :
- Environnement et réseaux professionnels
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Culture internet
- Techniques de communication
- Avoir des notions de base sur la sécurité des personnes et des biens
Compétences opérationnelles :
- Accueillir et prendre des messages
- Accueillir les populations concernées
- Enregistrer et classer les documents
- Rédiger des rapports ou des documents
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Utiliser les outils bureautiques
- Savoir analyser et gérer rapidement des demandes d'informations
- Savoir appliquer les procédures et mettre en œuvre les consignes données
Compétences comportementales :
- Sens de l'organisation
- Sens de l'écoute
- Discrétion
- Bon relationnel
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