Assistant(e) administratif(ve) du secrétariat général

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps non complet, 17h30 hebdomadaire Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Le Loroux-Bottereau compte environ 8750 habitants et se situe dans le vignoble nantais, à 20 km de Nantes. Deux axes forts sont au cœur du projet municipal, la gouvernance partagée avec les citoyens et le Développement Durable. La Ville est membre de la Communauté de Communes Sèvre et Loire.
Dans le cadre de sa mission principale, l’agent aura pour mission d’assurer le secrétariat des élus et de la Direction générale, l’organisation et le fonctionnement des assemblées délibérantes, la gestion et le suivi du courrier entrant et sortant de la collectivité. Missions / conditions d'exercice Principales :
Sous la direction de la secrétaire générale :
- Prendre en charge les activités administratives du secrétariat telles que le traitement et la rédaction du courrier, la gestion des agendas des élus et du DGS, l’organisation et la planification des réunions, la rédaction de compte rendus, d’arrêtés (hors personnel), …
- Assurer le suivi des invitations et représentations (réunions, cérémonies, ...)
- Préparer les instances communales (conseils et bureaux municipaux, comités, ...),
- Assurer le caractère exécutoire des actes (transmission au contrôle de légalité, publication, affichage, diffusion)
- Veiller à la régularité des actes administratifs : gestion, mise à jour et archivage des registres des actes (délibération, décisions et arrêtés)
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du secrétariat général
- Gérer et suivre le courrier entrant et sortant de la collectivité
- Assurer la diffusion du courrier arrivé et le suivi des projets de réponse apportés par les services concernés
- Assurer l’organisation et le suivi des parapheurs entrants/sortants, des courriers soumis à signature et circulation de l’information

Ponctuelles :
- Remplacement du poste accueil général de la mairie en cas de force majeure pour continuité de service
- En cas d’absence au secrétariat technique, rédaction d’arrêtés en lien avec les autorisations de voirie Profils recherchés - Diplôme en secrétariat administratif
- Expérience au sein d’un secrétariat de direction
- Connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales
- Capacité à organiser son travail, à gérer les priorités et les imprévus
- Capacités d’analyse et de synthèse
- Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel...)
- Capacité à respecter les consignes tout en faisant preuve d’initiative
- Sens de la confidentialité, discrétion et devoir de réserve
- Capacités relationnelles, sens de l’écoute, disponibilité et sens du service public