Gestionnaire de l'offre de formation - département des techniques de commercialisation

À propos de nous

Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom.
Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel.
Faire le choix de l’Université de Lille, c’est rejoindre une communauté résolument tournée vers l’avenir et engagée pour l’excellence académique.


Mission

- Concourir, en lien avec le chef de département, à l'accueil et à la réussite de l'étudiant pendant son parcours à l'IUT de Lille

- Mettre en œuvre la gestion administrative du ou des départements de l'IUT de Lille dans le respect des procédures et réglementations

- Être l'interface administrative du ou des départements de l'IUT avec l'ensemble des publics internes et externes (futurs étudiants, étudiants, enseignants, services d'appui de l'IUT, Partenaires)

Activités principales

- Accueillir et informer les futurs étudiants, les étudiants et les enseignants

- Gérer administrativement les dossiers d'inscription et/ou les procédures de sélection

- Organiser les examens, jurys, sélections

- Mettre à disposition du responsable de scolarité les informations relatives aux années d'étude

- Mettre à jour tous les documents de rentrée (courriers, plaquettes, guides des études) sous la supervision du responsable du service scolarité

- Assurer le suivi de l'assiduité des étudiants boursiers avec les moyens mis à disposition par l'établissement

- Mettre en œuvre toutes les opérations liées aux examens des étudiants (calendrier, mise en forme des sujets, saisie des notes, préparation et/ou participation aux délibérations)

- Élaborer les plannings étudiants, assurer leur diffusion

- Participer à la journée portes-ouvertes et autres forums ou salons

- Assurer un relais sur une spécialité (relations internationales, stages)

- Gérer les vacations enseignantes (ordres de mission, plannings, rémunération)

- Procéder à l'archivage des documents liés au cursus étudiant et aux examens

- Gérer les aspects logistiques : réservations des locaux, du matériel


Profil

Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l’environnement professionnel

- Logiciel de gestion de la scolarité des étudiants

- Maquettes des formations

- Etablissement et ses composantes

- Procédures administratives et règlement des études


Savoir faire opérationnels

- Travailler dans des délais contraints

- Contrôler les informations et règles de calcul du système de notation

- Analyser les demandes des étudiants, y répondre de manière appropriée et les diriger vers les bons interlocuteurs

- Respecter la confidentialité des données



Savoir faire comportementaux

- Avoir le sens de l'accueil et du service public

- Faire preuve d'organisation

- Faire preuve de réactivité

- Travailler en équipe

- Faire preuve d'impartialité

- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

- Gérer les conflits, Savoir se maîtriser, garder son calme en toutes circonstances