Description de la mission
Lassistant ou assistante gestionnaire exerce ses fonctions sous la responsabilité hiérarchique de la secrétaire générale du CDSP, avec qui il ou elle forme un binôme essentiel à la bonne marche de lunité.
Il ou elle travaille en collaboration étroite avec des tutelles Sciences Po et CNRS, interagit constamment avec les fournisseurs du laboratoire et apporte son soutien à lensemble des membres du CDSP dans les domaine de son périmètre.
Activités principales
Accompagner la gestion financière, comptable et budgétaire de lunité
1. Contribuer à l'élaboration du budget des tutelles et des contrats de recherche
2. Engager, suivre et liquider les dépenses (dotations et ressources propres Sciences Po et CNRS)
3. Contribuer à la production des rapports financiers des projets (ANR, Horizon Europe)
4. Veiller à la conformité des achats
5. Assurer linterface quotidien avec les services financiers des tutelles
6. Produire des tableaux de bord et des bilans financiers
7. Produire, collecter et archiver les pièces comptables
8. Tenir le rôle de référent « Carte achat » CNRS
9. Suivre et transmettre les évolutions de la législation et des systèmes dinformation comptables des tutelles
Instruire les dossiers de déplacements professionnels (missions)
10. Suivre les demandes de mission, leurs arbitrages et les budgets afférents
11. Accompagner les personnels de la demande initiale au retour de mission (état de frais)
12. Assurer la formation des agents à lutilisation des applications des tutelles
13. Assurer la veille sur les évolutions des applications des tutelles, de leur politique voyage et de la législation en matière de déplacements professionnels et en assurer la bonne transmission aux membres de lunité
Accompagner les activités RH
14. Accueillir les nouvelles recrues (permanents, CDD, stagiaires) et veiller à leur bonne installation et les accompagner autant que de besoin dans leur prise de poste
15. Être le garant de la bonne actualisation des bases de données RH du CNRS (Reseda) et de Sciences Po
16. Tenir le rôle de référent AGATE-Tempo pour le CNRS
17. Contribuer à la mise à jour du Livret daccueil de lunité
Accompagner les activités administratives et logistiques
18. Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents propres à améliorer le fonctionnement de lunité
19. Anticiper et mettre en œuvre le renouvellement des postes de travail, tenir linventaire
20. Contribuer à lorganisation dévènements scientifiques et planifier les réunions internes
21. Accompagner le cas échéant les réaménagements et changements de bureau,, en lien avec le régisseur de Sciences Po
22. Autant que de besoin, contribuer à des dossiers et chantiers transversaux en lien avec la direction de lunité (par exemple, mise à jour du Règlement intérieur)
N.B : les activités listées ci-dessus sont susceptibles dêtre modifiées / enrichies en fonction de lévolution du service et des problématiques qui lui sont rattachées.
Profil
Profil
23. Niveau licence
24. Domaine : comptabilité-gestion
25. Une première expérience en laboratoire de recherche (par exemple au sein d'une UMR) serait appréciée
Savoir
26. Environnement et réseaux professionnels (Enseignement supérieur et recherche, CNRS)
27. Règles et techniques de la comptabilité (en particulier la comptabilité publique)
28. Systèmes d'information budgétaires et financiers
29. Achats et marchés publics
30. Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)
Savoir-faire
31. Appliquer des règles financières
32. Exécuter des dépenses
33. Elaborer un budget
34. Analyser des données comptables et financières
35. Concevoir des tableaux de bord et bilans
36. Rédiger des courriels, des synthèses, des notes
37. Savoir organiser son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
38. Savoir utiliser les logiciels spécifiques à lactivité (pour le CNRS : GESLAB, Reseda, Etamine/Notilus, etc.)
39. Savoir utiliser les logiciels bureautiques courants (Word, Excel, Powerpoint) et des outils collaboratifs (agenda partagé, visio-conférence, répertoires partagés)
Savoir-être
40. Être autonome et force de proposition auprès de la direction de lunité
41. Avoir le sens du relationnel et de laccueil, faire preuve de pédagogie
42. Être en capacité de sadapter à de nouvelles procédures et outils
43. Être rigoureux et avoir le sens de lorganisation
44. Savoir rendre compte
45. Respecter la confidentialité
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