Dans le cadre de la réception des nouveaux locaux, en lien avec la responsable administrative et la direction, vous serez en charge d'organiser les modalités du nouvel accueil selon les thématiques ci-après :
Accueil physique et téléphonique
- Accueillir, écouter et orienter les bénéficiaires et partenaires se présentant dans les locaux
- Renseigner le public sur les services proposés et les démarches à suivre
- Distribuer le courrier aux bénéficiaires et, le cas échéant, donner des explications sur le courrier reçu.
- Apporter un appui aux bénéficiaires dans leurs démarches numériques (point informatique)
- Assurer la réception et le traitement des appels téléphoniques du standard
- Veiller à la confidentialité des échanges et au respect du secret professionnel
Appui administratif et comptable
- Gérer la boîte mail générique du service : traitement, transmission et suivi des messages
- Assurer la diffusion des informations internes et externes (affichage, courriels, supports)
- Numériser et archiver les factures et documents comptables
- Préparer les dossiers administratifs et le courrier sortant
- Trier et distribuer le courrier entrant aux différents services
- Assurer le classement et l'archivage des documents selon les procédures en vigueur
Gestion des lieux et des espaces
- Gérer les réservations et la disponibilité des bureaux d'entretien
- Organiser et préparer les espaces pour les permanences partenaires et le point informatique
- Préparer les bureaux et la salle de réunion pour les intervenants extérieurs
- Veiller à la bonne tenue et à la fonctionnalité des espaces d'accueil au quotidien
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